10 hapa kritikë për të përfshirë në një plan projekti

Përmbajtje

• Qëllimet e projektit
• Fushëveprimi i projektit
• Milestones dhe Dorëzimet kryesore
• Struktura e prishjes së punës
• buxhet
• Plani i Burimeve Njerëzore
• Plani i Menaxhimit të Riskut
• Plani i komunikimit
• Plani i menaxhimit të palëve të interesit
• Ndryshoni planin e menaxhimit

Një plan projekti është kulmi i planifikimit të përpiktë nga një menaxher i projektit. Documentshtë master dokumenti që udhëzon se si do të funksionojë një projekt, sipas synimeve të menaxherit për secilin aspekt kryesor të projektit. Megjithëse planet e projektit ndryshojnë nga ndërmarrja në kompani, ekzistojnë dhjetë elementë kritikë ose hapa që duhet të përfshihen në një plan efektiv të projektit për të shmangur konfuzionin dhe improvizimin e detyruar gjatë fazës së ekzekutimit të projektit.

Qëllimet e projektit

Qëllimet e projektit përcaktohen në një statut të projektit, por ato duhet të përfshihen në planin e projektit gjithashtu për të shpjeguar më tej qëllimet e projektit ose për të përfshirë Kartën si shtojcë. Pavarësisht se si një menaxher i projektit zgjedh të përfshijë qëllimet në planin e projektit, gjëja e rëndësishme është të mbash një lidhje të qartë midis kartës së projektit document dokumenti i parë kryesor i një projekti ’dhe dokumenti i dytë kryesor i projektit, plani i tij i projektit.

Fushëveprimi i projektit

Ashtu si qëllimet e projektit, qëllimi përcaktohet në statut dhe duhet të rafinohet më tej në planin e projektit nga menaxheri i projektit. Duke përcaktuar qëllimin, menaxheri i projektit mund të fillojë të tregojë se si do të duket qëllimi i projektit ose produkti i përfunduar në fund. Nëse fushëveprimi nuk është i përcaktuar, ai mund të zgjerohet gjatë gjithë projektit dhe të çojë në tejkalime të kostove dhe afateve të humbura.

Për shembull, nëse jeni duke udhëhequr një ekip marketing për të krijuar një broshurë për linjën e produktit të një kompanie, duhet të tregoni sa faqe do të jetë dhe të ofroni shembuj se si mund të duket produkti i përfunduar.

Për disa anëtarë të ekipit, një broshurë mund të nënkuptojë dy faqe, ndërsa të tjerët mund t'i konsiderojnë dhjetë faqe si të përshtatshme. Përcaktimi i fushëveprimit mund të marrë të gjithë ekipin në të njëjtën faqe në fillim.

Milestones dhe Dorëzimet kryesore

Arritjet kryesore për një projekt quhen piketa dhe produktet kryesore të punës quhen dërgesat kryesore. Ata të dy përfaqësojnë përbërësit e mëdhenj të punës në një projekt. Një plan i projektit duhet të identifikojë këto artikuj, t'i përcaktojë ato dhe të përcaktojë afatet e përfundimit të tyre.

Nëse një organizatë ndërmarrë një projekt për të zhvilluar një softuer të ri, furnizimet kryesore mund të jenë lista përfundimtare e kërkesave të biznesit dhe si t'i zbatojnë ato.

Pas këtyre, projekti mund të ketë piketa për përfundimin e projektimit, testimin e sistemit, testimin e pranimit të përdoruesit dhe datën e regjistrimit të softuerit. Këto piketa kanë produkte pune të shoqëruara me to, por ato kanë më shumë procese sesa vetë produktet.

Milestone dhe afatet kryesore të dorëzimit nuk duhet të jenë data të sakta, por sa më preciz, aq më mirë. Datat e sakta ndihmojnë menaxherët e projektit të shkatërrojnë më saktë strukturat e punës.

Në këtë fazë të planit, ju do të krijoni piketa, në mënyrë që të mund të merrni pajisje të mëdha ose të larta dhe t'i ndani ato në pajisje të vogla, të cilat mund të përshkruhen në hapin tjetër.

Struktura e prishjes së punës

Një strukturë e ndarjes së punës (WBS) dekonstron piketat kryesore dhe furnizimet kryesore në një projekt në copëza më të vogla, kështu që një personi mund t'i caktohet përgjegjësi për secilin aspekt. Në zhvillimin e strukturës së ndarjes së punës, menaxheri i projektit konsideron shumë faktorë si pikat e forta dhe të dobëta të anëtarëve të ekipit të projektit, ndërvarësitë midis detyrave, burimet e disponueshme dhe afati i përgjithshëm i projektit.

Menaxherët e projektit janë përfundimisht përgjegjës për suksesin e projektit, por ata nuk mund ta bëjnë punën vetëm. WBS është një mjet që menaxheri i projektit përdor për të siguruar përgjegjshmërinë ndaj projektit sepse i tregon sponsorit të projektit, anëtarëve të ekipit të projektit dhe palëve të interesuara që janë përgjegjës për çfarë. Nëse menaxheri i projektit është i shqetësuar për një detyrë, ata e dinë saktësisht se me kë duhet të takohen në lidhje me atë shqetësim.

buxhet

Buxheti i një projekti tregon se sa para ndahen për të përfunduar projektin. Menaxheri i projektit është përgjegjës për shpërndarjen e duhur të këtyre burimeve. Për një projekt që ka shitës, menaxheri i projektit siguron që furnizimet të kompletohen sipas kushteve të kontratës, duke i kushtuar vëmendje të veçantë cilësisë. Disa buxhete të projektit lidhen me planin e burimeve njerëzore.

Shtë e rëndësishme të përcaktoni koston për secilin moment historik dhe të mundshëm duke shikuar se sa kohë kërkohet, dhe kostoja e punës e përfshirë për të përfunduar detyrat. Kostoja e projektit është e lidhur me atë se sa zgjat projekti, i cili shkon prapa në fushën e projektit. Fushëveprimi, pikat kryesore, detyrat dhe buxheti duhet të jenë të harmonizuara dhe realiste.

Plani i Burimeve Njerëzore

Plani i burimeve njerëzore tregon se si do të punojë projekti. Ndonjëherë i njohur si plani i stafit, plani HR përkufizon se kush do të jetë në ekipin e projektit dhe sa nga një angazhim kohor pritet të bëjë secili person. Në hartimin e këtij plani, menaxheri i projektit negocion me anëtarët e ekipit dhe mbikëqyrësit e tyre për sa kohë mund t'i kushtojë secilit anëtar të ekipit. Nëse personeli shtesë është i nevojshëm për t'u këshilluar në lidhje me projektin por është pjesë e ekipit të projektit, ai gjithashtu është i dokumentuar në planin e stafit. Përsëri, këshillohen mbikëqyrës të duhur.

Plani i Menaxhimit të Riskut

Shumë gjëra mund të shkojnë keq në një projekt. Ndërsa parashikimi i çdo fatkeqësie të mundshme ose fshehje të vogël është sfiduese, shumë kurthe mund të parashikohen. Në planin e administrimit të rrezikut, menaxheri i projektit identifikon rreziqet ndaj projektit, gjasat që ato skenarë do të ndodhin, dhe strategjitë për t'i zbutur ato. Për të formuluar këtë plan, menaxheri i projektit kërkon të dhëna nga sponsori i projektit, ekipi i projektit, palët e interesuara dhe ekspertët e brendshëm.

Strategjitë e zbutjes janë vendosur për rreziqet që mund të ndodhin ose kanë kosto të lartë të lidhura me to. Rreziqet që nuk ka të ngjarë të ndodhin dhe ato që kanë kosto të ulët janë shënuar në plan, edhe pse ato nuk kanë strategji lehtësuese.

Plani i komunikimit

Një plan i komunikimit përshkruan se si një projekt do t'i komunikohet audiencave të ndryshme. Ashtu si struktura e ndarjes së punës, një plan komunikimi cakton përgjegjësinë për plotësimin e secilës komponent të një anëtari të ekipit të projektit.

Në këtë hap, është e rëndësishme të përshkruani se si çështjet do të komunikohen dhe zgjidhen brenda ekipit dhe sa shpesh komunikimi do të bëhet me ekipin dhe palët e interesuara ose shefin. Do mesazh ka një audiencë të synuar. Një plan komunikimi ndihmon menaxherët e projektit të sigurojnë informacionin e duhur për njerëzit e duhur në kohën e duhur.

Plani i menaxhimit të palëve të interesit

Një plan i menaxhimit të palëve të interesuara identifikon se si palët e interesit do të përdoren në projekt. Ndonjëherë palët e interesuara duhet vetëm të marrin informacion. Kjo mund të kujdeset në planin e komunikimit. Nëse nevojitet më shumë nga palët e interesuara, një plan i menaxhimit të palëve të interesuara përshkruan mënyrën e fitimit të tij.

Ndryshoni planin e menaxhimit

Një plan i menaxhimit të ndryshimeve përcakton një kornizë për të bërë ndryshime në projekt. Edhe pse menaxherët e projektit kanë tendencë të duan të shmangin ndryshimet në projekt, ato nganjëherë janë të pashmangshme. Plani i menaxhimit të ndryshimeve siguron protokolle dhe procese për të bërë ndryshime. Criticalshtë kritike për përgjegjshmërinë dhe transparencën që sponsorët e projektit, menaxherët e projektit dhe anëtarët e ekipit të projektit ndjekin planin e menaxhimit të ndryshimit.