Udhëzime për Shkrimin e Letrave Profesionale dhe Email

Përmbajtje

Udhëzime për Shkrimin e Letrave Profesionale dhe Email
Informacione për kontaktin
përshëndetje
Trupi i Letrës
mbyllje
nënshkrim
Si të adresohet një letër
Formatimi i korrespodencës suaj
Udhëzime për Shkrimin e Letrave
Shembuj dhe shabllone
Dëshmia dhe Kontrolli i Drejtshkrimit

Cila është mënyra më e mirë për të shkruar një letër profesionale - me letër letre ose me email? Njëra nuk është më mirë se tjetra. Në disa raste, ka kuptim të komunikosh përmes postës elektronike dhe ndonjëherë ju duhet të dërgoni një letër tradicionale të shtypur, të shtypur dhe të nënshkruar. Cilindo qoftë që ju zgjidhni, është e rëndësishme të ndiqni udhëzimet më të mira profesionale për shkrimin dhe postën elektronike dhe udhëzimet e formatit.

E-maili është më i shpejtë dhe më i lehtë, por disa mesazhe me email nuk hapen kurrë, dhe në varësi të kujt po i shkruani dhe pse po shkruani, mund t'ju kërkohet të postoni një letër të shtypur dhe të nënshkruar ose madje ta ngarkoni në internet.

Lloji i mesazhit që ju zgjidhni varet nga kush jeni duke komunikuar dhe qëllimi i korrespodencës suaj.

Të gjitha shkronjat e shkruara mirë përfshijnë disa seksione. Informacioni që përfshini në secilin seksion dhe formati i përgjithshëm varet nëse ju po dërgoni një letër të shtypur ose një mesazh me email.

Shtë thelbësore që të njihni pjesët e ndryshme të një letre dhe cilat duhet të renditen në secilën prej tyre. Ju gjithashtu duhet të dini se si të adresoni dhe nënshkruani komunikime të shtypura dhe email. Pjesët e ndryshme të një letre janë si më poshtë:

Informacione për kontaktin
Përshëndetje (përshëndetje)
Trupi i Letrës
mbyllje
nënshkrim

Informacione për kontaktin

Mënyra se si të përfshini informacionin tuaj të kontaktit do të jetë e ndryshme bazuar në mënyrën se si e dërgoni letrën tuaj. Në një mesazh me email, informacioni juaj i kontaktit do të jetë në fund të mesazhit, ndërsa në një letër të shkruar, informacioni juaj i kontaktit është në krye të faqes. Ja se çfarë duhet të përfshini në pjesën e informacionit tuaj të kontaktit, plus mostra për letra të shtypura dhe postë elektronike.

përshëndetje

Përshëndetja është pjesa përshëndetëse e letrës suaj me diçka si "I dashur Z. Peterson", ose "Për kë mund të shqetësohet". Këtu keni një listë të shembujve të përshëndetjeve të letrave që funksionojnë mirë për korrespodencën profesionale.

Trupi i Letrës

Trupi i letrës suaj do të përfshijë disa paragrafë. Paragrafi i parë duhet të përfshijë një hyrje dhe një shpjegim të shkurtër të arsyes tuaj për të shkruar. Paragrafi i dytë (dhe çdo paragraf tjetër) duhet të shpjegojë më tej arsyet tuaja për të shkruar. Paragrafi i fundit ose duhet të kërkojë veprime nga lexuesi, nëse kërkoni diçka, ose deklaroni se si do të ndiqni. Sigurohuni që ta bëni të qartë qëllimin e letrës suaj. Lexuesi do të duhet të dijë se për çfarë po kërkoni dhe si mund t'ju ndihmojnë. Ose, nëse po ofroni shërbime ose ndihmë, sigurohuni që është e qartë se çfarë mund të ofroni.

mbyllje

Një letër është e mbyllur me një term si "Mirënjohja" ose "Sinqerisht" i ndjekur nga një presje, atëherë nënshkrimi juaj nëse po dërgoni një letër të shtypur.Nëse po dërgoni një mesazh me email, thjesht shkruani emrin tuaj pas mbylljes.

nënshkrim

Kontakti përfundimtar për letrën tuaj është nënshkrimi juaj, i cili, në një mesazh me email, do të përfshijë informacionin tuaj të kontaktit.

Si të adresohet një letër

Shtë e rëndësishme t'i drejtoheni individit që po shkruani zyrtarisht, përveç nëse i njihni shumë mirë.

Formatimi i korrespodencës suaj

Tani që të keni të gjitha informacionet që ju nevojiten për të përfshirë në mesazhin tuaj, rishikoni formatin standard për t'u përdorur për letra dhe mesazhe me email.

Udhëzime për Shkrimin e Letrave

Hapi tjetër është të plotësoni letrën tuaj. Duhet të ketë shumë hapësirë midis paragrafëve dhe sipër dhe fund të faqes. Ju gjithashtu dëshironi të zgjidhni një stil të lexueshëm, profesional dhe madhësinë e fontit. Ajo që thoni do të varet nga arsyeja që ju shkruani, prandaj sigurohuni që të përshtatni letrën tuaj për t'iu përshtatur situatës tuaj personale dhe profesionale.

Shembuj dhe shabllone

Përdorimi i një shablloni është një mënyrë e shkëlqyeshme për të filluar letrën tuaj ose mesazhin me email sepse po filloni me formatin themelor në vend. Thjesht plotësoni informacionin tuaj në pjesën përkatëse të letrës.

Shikimi i shembujve është gjithashtu i dobishëm, sepse do të merrni ide se çfarë të thoni në korrespodencën tuaj.

Dëshmia dhe Kontrolli i Drejtshkrimit

Më në fund, para se të shtypni ose ngarkoni letrën tuaj ose dërgoni mesazhin tuaj të postës elektronike, kontrollin e drejtshkrimit, kontrollin e gramatikës dhe korrigjimin e tij.

Një këshillë për t'u siguruar që nuk ka gabime është ta lexoni me zë të lartë. Ju mund të vini re gabimet që keni humbur vetëm duke lexuar.