Si të organizoni dokumentet tuaja

Përmbajtje

• Fillimi
• Mblidhni dokumentet tuaja
• kategorizoj
• Dokumente të Veçanta Vitalore
• Dublikoni portofolin tuaj
• Krijoni një sistem të thjeshtë regjistrimi
• Mirëmbajtja e vazhdueshme

Shumica e njerëzve nuk mendojnë për një dokument të rëndësishëm derisa ta kenë nevojë. Nëse letrat tuaja janë shpërndarë kudo dhe nuk keni një sistem të organizatës qendrore në zyrën tuaj të shtëpisë, mund të humbni shumë kohë dhe energji për të kërkuar gjëra. Ju madje mund të humbni diçka.

Fillimi

Me disa hapa të thjeshtë, ju mund të organizoni dokumentet tuaja të rëndësishme të letrës: Ju do të duhet një kabinet i vogël për dy skedarë ose një kuti skedar i varur i lëvizshëm, varur skedarë në gjashtë ngjyra të ndryshme, dosje me prerje të tretë në manila, dhe top një vend i sigurtë i papërshkueshëm nga zjarri i sigurt. Ose mund të blini një lidhës të madh dhe fut skedash. Tani ju jeni gati për të filluar.

Mblidhni dokumentet tuaja

Para se të mund të organizoni të gjithë dokumentet tuaja të rëndësishme, duhet t'i gjeni ato. Ndonjëherë thuhet më lehtë sesa bëhet. Kontrolloni sirtarët e zyrave të shtëpisë tuaj dhe letrat e grumbulluara në tryezën ose tryezën tuaj. Kontrolloni grumbujt e letrës që rrëmbejnë countertops tuaj të kuzhinës, si dhe sirtarët e kuzhinës dhe shportat. Shikoni dollapin tuaj dhe dhomën e natës. Së fundmi, por jo më pak e rëndësishmja, kontrolloni çantën ose çantën tuaj për dokumente të rëndësishme që jeni duke bartur rastësisht.

kategorizoj

Dokumentet më të rëndësishme hyjnë në njërën nga gjashtë kategoritë e mëposhtme. Renditni të gjitha dokumentet tuaja të mbledhura si më poshtë:

1. Të dhënat e shtëpive dhe pronave: Hipoteka, veprat e pronave, projektet dhe faturat për përmirësimin e shtëpisë, manualet dhe garancitë e pajisjeve, informacionet mbi taksën e pasurisë, politikat e sigurimit të shtëpisë dhe manualet
2. Shënime automatike: Titujt, regjistrimet e mirëmbajtjes, politikat e sigurimit dhe informacionet, informacionet e kredisë dhe regjistrimet e pagesave
3. Të dhënat shëndetësore: politikat e sigurimit, manualet e përfitimeve të sigurimeve shëndetësore, shpjegimi i përfitimeve mjekësore, faturat e mjekëve, listat e recetave, informacioni fleksibël i llogarisë së shpenzimeve, faturat mjekësore, direktivat mjekësore, politikat e sigurimit të jetës
4. Të dhënat financiare: Pasqyrat bankare, deklaratat tatimore, regjistrimet e zbritjes së taksave, të dhënat e investimeve, të dhënat e huasë, deklaratat e kartës së kreditit
5. Të dhënat e elektronikës: Manualët e kontratave të telefonisë celulare dhe pajisjet; faturat dhe garancitë e shitjeve për kompjuterë, laptopë dhe tableta; planet dhe faturat e kabllove dhe të internetit; Pranimi dhe manuali i shitjes së ruterit pa tel
6. Të dhënat personale: Certificateertifikatë lindjeje, çertifikatë martese, çertifikatë divorci, dokumente kujdestarie, informacione të Sigurimeve Shoqërore, të dhëna për imunizimin, pasaportë, regjistrime të shërbimit ushtarak, regjistrime të pagëzimit dhe konfirmimit, testamente, plan funerali dhe informacione për vendin e varrosjes. Ju duhet t'i keni këto për secilin anëtar të familjes. Nëse keni kafshë shtëpiake, mund të përfshini gjithashtu dokumentet e tyre të rëndësishme, siç janë informacionet veterinare dhe vaksinat në këtë kategori.

Dokumente të Veçanta Vitalore

Shumica e dokumenteve tuaja të rëndësishme mund të ruhen në një kabinet të rregullt regjistrimi ose kuti skedari varur portativ. Sidoqoftë, disa me të vërtetë duhet të mbahen në një kasafortë të papërshkueshëm nga zjarri ose në një opsion ruajtjeje jashtë vendit, siç është kutia e sigurisë.

Dokumentet vitale janë ato që do të ishin shumë të vështira ose të kërkojnë kohë për tu zëvendësuar. Ato mund të përmbajnë informacione personale të ndjeshme që mund të rrezikohen nga hajdutët e identitetit nëse vidhen. Ndërkohë, nëse shtëpia juaj u shkatërrua nga zjarri ose përmbytja, dëshironi që këto dokumente jetësore të mbeten të paprekura.

Për shumicën e njerëzve, dokumentet e mëposhtëm do të konsideroheshin jetike: informacioni i Sigurimeve Shoqërore, certifikatat e lindjes, politikat e sigurimeve dhe informacioni i kontaktit të agjentit, testamentet, veprat e pasurisë, titujt e makinave, pasaportat, dhe çdo kontratë ose marrëveshje që kërkonte një nënshkrim origjinal.

Bëni një listë master për të gjitha dokumentet jetësore që ju vendosni në kasafortën tuaj të papërshkueshëm nga zjarri ose në një opsion ruajtjeje jashtë vendit.

Dublikoni portofolin tuaj

Shumica prej nesh mbajnë informacione kritike në portofolin tonë çdo ditë dhe do të shqetësohemi seriozisht nëse do të humbisnin ose vidheshin.

Bëni kopje të licencës së shoferit tuaj, kartelave të dhuruesve të organeve, kartave të sigurimit shëndetësor, kartave të anëtarësisë për palestrën, bibliotekën, programet e besnikërisë së dyqaneve ushqimore, klubet e depove, etj., Dhe, më e rëndësishmja, të gjitha kartat e kreditit dhe të debitit (kopjoni përpara dhe mbrapa). Mbani këto kopje me dokumentet tuaja të tjera të rëndësishme.

Krijoni një sistem të thjeshtë regjistrimi

Sa më i thjeshtë të jetë sistemi i paraqitjes, aq më shumë të ngjarë keni për ta përdorur atë në një bazë të qëndrueshme. Merrni secilën kategori të dokumentit të rëndësishëm dhe caktojini asaj një ngjyrë të varur të skedarit:

• Rekordet e shtëpive dhe pasurive
• Regjistrime automatike
• Të dhënat shëndetësore
• Procesverbali Financiar
• Regjistrimet Elektronike
• Të dhënat personale

Shtoni numrin e duhur të skedarëve të varur në sistemin tuaj të dosjeve për numrin e dokumenteve që keni në secilën kategori.

Përdorni dosjet e manila dhe krijoni një dosje për secilin dokument individual brenda secilës kategori. Vendosni dosjet në seksionin e skedarit të varur me ngjyra të përshtatshme.

Nëse keni blerë një lidhës të madh me tre unaza dhe futje të skedave, etiketoni skedat me të njëjtat emra regjistrimesh, shënoni të gjitha dokumentet dhe organizoni ato. Nëse letrat nuk mund të grumbullohen, vendosini brenda një dosje dhe vidhosni dosjen në vend të kësaj.

Nëse dokumentet nuk janë gjëja juaj, ky mund të jetë një moment çlirues. Ju mund të skanoni të gjitha këto dokumente, t'i ruani ato në një hard disk, dhe pastaj t'i copëtoni origjinalet.

Por përdorni diskrecionin tuaj pasi disa shkresa kanë mbetur më mirë të kursyera. Mbani origjinalin e të gjitha dokumenteve jetësore. Përdorni gjykimin tuaj më të mirë për të tjerët. Shumica e institucioneve financiare janë të lumtur kur shkoni pa letër.

Mirëmbajtja e vazhdueshme

Pasi të jenë organizuar dokumentet tuaja të rëndësishme, mbajini ato në atë mënyrë. Do muaj kur paguani faturat, paraqisni çdo dokument të ri në pjesën përkatëse të sistemit tuaj të dosjeve. Në të njëjtën kohë, shikoni për çdo dokument që keni hequr nga sistemi gjatë muajit që mund të jetë ende jashtë sistemit të dosjeve. Re-skedoni ato. Të paktën dy herë në vit, rishikoni dokumentet në sistemin tuaj të dosjeve për të parë nëse ndonjë mund të pastrohet. Një orar i mirë për t'u ndjekur është në fillim të vitit kalendarik dhe në fund të çdo viti shkollor.

Me një përpjekje të vogël, ju mund të korrni përfitime afatgjata dhe kurseni kohë duke organizuar dokumentet tuaja të rëndësishme të letrës.