Përshëndetje me email që lexoni
Përmbajtje
Sipas BusinessInsider.com, punonjësi mesatar shpërndan rreth 25% të ditës së tyre për të kaluar nëpër qindra postë elektronike. Ndërsa disa njerëz kanë nevojë për një furçë në rregullat themelore të postës elektronike, të tjerët bëjnë gabime thjesht sepse janë të mbingarkuar me vëllimin e madh të komunikimeve.
Gjatë kërkimit tuaj të punës, me siguri do të dërgoni shumë, shumë email, duke përfshirë letra të mbuluara, falënderime për shënime dhe mesazhe në lidhjet që lidhen me kërkimin e punës.
Merrni kohën për të shmangur bërjen e gabimeve të sikletshme, siç është gabimi i emrit të dikujt dhe sigurohuni që të shkruani shënime që marrin përgjigje.
Filloni me një përshëndetje profesionale
Përpiquni për qartësi në linjën tuaj lëndore. Zgjidhni diçka direkte që identifikon qëllimin e emailit tuaj, si "koha e takimit u ndryshua" ose "pyetja e shpejtë në lidhje me propozimin tuaj".
Shmangni varjen e një karota me një ngacmues si "Unë kam nevojë për t'ju informuar ..." që përpiqet të joshë leximin në hapjen e postës elektronike për të marrë në qëllimin tuaj. Njerëzit shpesh vendosin nëse do të hapni një email bazuar në linjën e subjektit, kështu që zgjidhni një që tregon qartë qëllimin tuaj.
Përdorni një përshëndetje profesionale. Përfshini një përshëndetje të përshtatshme për rrethanat dhe marrësin. Disa përshëndetje funksionojnë në një email, por nuk përdoren në një letër të rregullt, ndërsa disa përshëndetje funksionojnë për të dy.
Zgjidhni një përshëndetje bazuar në atë se sa mirë e njihni personin të cilit po i shkruani dhe llojin e mesazhit që po i dërgoni. Për shembull, nëse i shkruani dikujt që e njihni, "Hi Jim" është i përshtatshëm. "Të nderuar z ./Ms. Smith" do të ishte e përshtatshme kur të kërkoni një vend pune ose të shkruani një letër biznesi.
Shmangni hapjen e një emaili me "hej" i cili tingëllon shumë joformal dhe në përgjithësi nuk përdoret në vendin e punës. Gjithashtu, ndrojeni larg nga "Hi folks" ose "سلام djema", edhe nëse natyra e emailit tuaj është e qetë.
Shembuj përshëndetjes
- I dashur Emri Mbiemri(kjo funksionon mirë nëse nuk e dini gjininë e personit që po i shkruani)
- Emri i dashur(kur dërgoni me email dikë që njihni)
- Përshëndetje Emri(Kur dërgoni me email dikë që njihni)
- Të nderuar z. Mbiemri
- Të nderuar z. Emri Mbiemri
- I dashur Dr. Mbiemri
- Atij që mund t'i interesojë
- I dashur Menaxher i Burimeve Njerëzore
- I dashur menaxher punësimi
Përdorni pikësimin e duhur pas përshëndetjes. Për më shumë postë elektronike, përdorni një gjysmë koloni pas emrit. Për njerëzit që njihni ose korrespondencë më të rastësishme, përdorni presje pas emrit të përshëndetjes.
Shmangni gabimet e zakonshme
Kur shkruani një email, gabimet e mëposhtme ndodhin ndonjëherë kur njerëzit nxitojnë të shkëpusin shpejt një mesazh. Merrni kohën për të rishikuar mesazhin tuaj dhe kryeni hapat e mëposhtëm.
- Shtoni adresën e postës elektronike fundit.Nëse nuk keni mundësinë për të dërguar një email, shtoni adresën e fundit nëse prireni të keni një gisht të shpejtë. Vendosni emrin e marrësit vetëm kur jeni të sigurt se emaili juaj është gati të shkojë.
- Shmangni gabimin e vjetër "përgjigjeni të gjithë".Shikoni gishtin tuaj kur goditni "Përgjigju të gjithëve". Konsideroni nëse të gjithë në listë me të vërtetë duhet të lexojnë ato që keni për të thënë. Gjithashtu, kini kujdes nga postat elektronike më të vjetra në zinxhir që mund të mos dëshironi që dikush në listën Përgjigje të Gjithë të shohë.
- Shkoni lehtë me humor. Humori mund të jetë i vështirë për tu dalluar në një email pasi toni juaj nuk do të shkëlqejë domosdoshmërisht. Pa gjuhën e trupit, shprehjen e fytyrës ose kadencën, humori mund të bjerë i sheshtë apo edhe të fyen pa dashje një lexues. Luaj atë të sigurt dhe të lënë atë jashtë.
- Korrigjoj bocat.Mos bëni gabim të mendoni se njerëzit do të falin shenjat në postat elektronike joformale ose se gabimet do të tolerohen nëse shtypni në telefonin tuaj. Ju mund të gjykoheni ashpër nga gabimet në emailin tuaj, veçanërisht nëse ato janë të shfrenuar. Mos u mbështetni në një drejtues mjetesh, e cila shpesh mund të zgjedhë fjalën e gabuar për ju. Dëshmoni emailet tuaj ashtu si ju do ndonjë dokument të rëndësishëm. Në veçanti, gjithmonë kontrolloni dhe kontrolloni dy herë se i keni shkruar saktë emrat e njerëzve.
- Mos përdorni emojis ose emocione. Gjithnjë e më shumë, mesazhet me email kanë filluar të ngjajnë me mesazhe me tekst. Mesazhet në vendin e punës tani ndonjëherë përfshijnë emoji "gishtërinj" ose fytyra të buzëqeshura. Edhe pse ato janë duke u bërë më të zakonshme, shmangni emojet dhe emoticonet në korrespondencë zyrtare. Nëse përshëndetja juaj e emailit përfshin mbiemrin e një personi, kjo është një shenjë e sigurt që duhet të lini emojet dhe emocionet.
- Mos harroni se emaili zgjat përgjithmonë.Mendoni dy herë para se të dërgoni me email diçka personale ose konfidenciale, duke qëlluar dikë me email, duke përçmuar dikë ose duke përgjigjur me zemërim. Edhe emailat e fshirë mund të ringjallen nga kopjet e të dhënave. Këto lloj ndërveprimesh mund të bëhen më mirë personalisht. Aplikoni rregullin 24-orësh. Nëse nuk jeni i sigurt nëse duhet ta dërgoni mesazhin, prisni deri ditën tjetër të vendosni. Një rregull tjetër i mirë: Mos shkruaj asgjë në një e-mail që nuk do të kesh dëshirë ta shpërndaje publikisht, siç është në një depozitë, ose në media sociale, për shembull.
