Përdorimi i pikave kryesore në menaxhimin e projektit

Përmbajtje

• Kur të përdorni piketat e projektit
• Sa shpesh të vendosni pikat në planin tuaj
• Si janë paraqitur piketat në Grafikun tuaj Gantt
• Si të emërtoni piketa
• Si të Shkëputeni Milestones
• Përdorimi i pikave për komunikim

Një nga karakteristikat përcaktuese të një projekti është se ai zgjat për një periudhë të caktuar kohore. Kjo mund të jetë çdo gjë nga disa javë në disa vjet, dhe në disa raste, për projekte të mëdha ndërtimi ose vepra publike, dekada.

Për të ndjekur progresin gjatë rrugës dhe për të siguruar që furnizimet kryesore janë arritur në përputhje me afatin kohor, menaxherët e projektit përdorin piketa.

Një moment historik i projektit është një detyrë me një kohëzgjatje prej zero që nënkupton arritje në projekt. Ato përdoren si një mënyrë për të treguar lëvizje përpara dhe përparim dhe për t'u treguar njerëzve se çfarë po ndodh, edhe nëse nuk kanë njohuri të hollësishme për detyrat e përfshira për të arritur atje. Në këtë drejtim, ato janë shumë të dobishme për komunikimin e palëve të interesuara dhe përcaktimin e pritjeve.

Kur të përdorni piketat e projektit

Pikat kryesore në menaxhimin e projektit përdoren për të shënuar:

• Fillimi i fazave të rëndësishme të punës
• Fundi i fazave të rëndësishme të punës
• afatet
• Kur po merret një vendim i rëndësishëm
• Pika të tjera fikse në kohë që duhen thirrur posaçërisht

Sa shpesh të vendosni pikat në planin tuaj

Një kurs trajnimi mund të rekomandojë të vendosni piketa në planin tuaj rreth një herë në muaj. Kjo është e mirë dhe një rregull i mirë, por ju duhet të përdorni gjykimin tuaj profesional. Disa muaj mund të kenë shumë aktivitete me takime të rëndësishme duke u shënuar si piketa, vendimet që merren dhe mbyllja e një faze dhe fillimi i një tjetri.

Në muajt e tjerë mund të përqendroheni në ekzekutim, me shumë pak, nëse ndonjë gjë, që të mund të varni një moment historik.

Për qëllime raportimi, është e dobishme të krijoni një arsye për të pasur një moment historik të paktën një herë në çdo cikël raportimi.

Si janë paraqitur piketat në Grafikun tuaj Gantt

Pikat kryesore janë një nga përbërësit e një grafiku Gantt dhe tregohen në tabelë si një diamant. Ata nuk tregohen si një detyrë normale sepse kanë një kohëzgjatje zero: me fjalë të tjera, ata nuk marrin përsipër asnjë kohë. Për qëllimet e planifikimit në një tabelë Gantt, ato thjesht ndodhin.

Nëse nuk përdorni grafikët Gantt, prapë mund të përdorni piketa. Këtu janë 5 alternativa ndaj tabelave të Gantt: prapëseprapë mund të përfshini piketa në planin tuaj duke përdorur këto.

Nëse doni të qëndroni të organizuar personalisht dhe programi juaj për menaxhimin e projektit nuk është plotësisht i integruar në kalendarin tuaj, mund të kopjoni dhe ngjitni datat kryesore në ditarin tuaj. Në varësi të mënyrës sesi ju pëlqen të punoni, kjo mund t'ju kujtojë ato që duhet të vijnë.

Si të emërtoni piketa

Milestones duhet të ketë një përshkrim të qartë në orarin e projektit tuaj, por jo një që nënkupton se ato janë një detyrë. Kështu që ata nuk duhet të quhen "Marrëveshje për të kaluar në Fazën 2" por "Faza 2 fillon". Nëse dëshironi të reflektoni përpjekjen e marrjes së marrëveshjes për të kaluar në fazën 2, atëherë shtoni një detyrë vetëm para piketës për ta mbuluar atë.

Milestones duhet të përshkruajnë pikën në kohë që ata përfaqësojnë si kjo:

• Faza e testimit është e plotë
• PID miratuar
• Kontrata e nënshkruar

Shumë menaxherë të projektit zgjedhin të numërojnë piketat e tyre për lehtësinë e referencës gjithashtu. Nëse përdorni një strukturë të ndarjes së punës, mund të përdorni numrimin nga ajo. Përndryshe, është mirë të përdorni M1, M2 e kështu me radhë për të sqaruar se për çfarë po referoni. Një strukturë e qartë e emërtimit bëhet më e rëndësishme pasi numri i pikave të rritjes, kështu që mendoni se si do ta bëni këtë nëse projekti juaj zgjat disa muaj.

Si të Shkëputeni Milestones

Pikat kryesore janë pjesë e programit tuaj të projektit, kështu që kur orari juaj është i bazuar, ju duhet të merrni parasysh pikat tuaja të nënshkruara.

Nëse keni nevojë të ndryshoni datat e pikave tuaja, atëherë duhet të përdorni procedurën tuaj standarde të kontrollit të ndryshimit për të bërë rregullime në planin tuaj. Kjo mund të jetë aq e lehtë sa të bisedoni me sponsorin tuaj të projektit dhe t'u bëni të ditur pse datat duhet të ndryshojnë, ose po aq zyrtare sa të krijoni një orar të ri të rekomanduar dhe ta çoni atë në një komitet planifikimi për ta ratifikuar.

Shtë më së miri të përcaktoni se cili do të jetë procesi juaj i çaktivizimit, në qoftë se ka, para se të keni nevojë ta përdorni atë, në mënyrë që të mos harxhoni çdo kohë kur duhet të bëni një ndryshim.

Përdorimi i pikave për komunikim

Pikat kryesore janë të dobishme për komunikim dhe raportim sepse ato paraqesin pikat minimale të kontrollit në plan. Me fjalë të tjera, nëse do të nxirrnit të gjitha detyrat e tjera, ju ende mund të shihni se çfarë po ndodhte dhe ta vazhdoni projektin të ecë përpara duke përdorur vetëm piketat.

Ju duhet të jeni në gjendje të nxirrni piketat dhe t'i vendosni ato në një tabelë ose raport të projektit. Ata duhet ta tregojnë historinë e projektit në detaje të mjaftueshme për të kënaqur njerëzit me të cilët po raportoni, normalisht sponsorin tuaj të projektit ose një grup tjetër ekzekutiv siç është grupi drejtues (ose bordi i projektit). Do muaj, ose në frekuencën e raportimit që përdorni, mund të tregoni se cilat piketa janë arritur.

Raportimi kundër pikave historike është mjaft i drejtpërdrejtë dhe shpesh bëhet si tabelë. Ju rendisni përshkrimin e piketës, datën që ishte për shkak dhe datën e re të parashikuar. Kur momenti i arritjes të arrihet dhe mund të shënohet si i plotë, ju gjithashtu shtoni atë datë. Shpresojmë, do të jetë njësoj si data e parashikuar, por projektet nuk funksionojnë gjithmonë ashtu.

Një tabelë si kjo e bën të qartë se çfarë ka përfunduar dhe çfarë është e jashtëzakonshme. Ju do të jeni në gjendje të planifikoni përgjigjen e pyetjes, "Pse nuk e kemi goditur në atë moment?" para se të shkoni dhe të takoheni me sponsorin tuaj ose të dërgoni raportin.

Kur plani juaj i projektit është shumë i gjatë, dhe keni shumë piketa, do ta keni më të lehtë të heqni piketat e përfunduara të çdo cikli raportimi. Raportoni vetëm piketat që do të vijnë ose përfundojnë atë muaj: muajin tjetër hiqni gjithçka që ka përfunduar muajin e kaluar, kështu që ju nuk do të shtoni vazhdimisht në gjatësinë e raportit duke u thënë njerëzve për punën që ata tashmë e dinë se ka mbaruar.

Pikat kryesore janë një mjet me të vërtetë i dobishëm për menaxhimin e projektit për planifikimin, caktimin dhe raportimin dhe ato janë të lehta për t’u përdorur. Vendosni disa në planin tuaj të ardhshëm të projektit, gjurmoni kundër tyre dhe do të gjeni veten duke mësuar se çfarë frekuence funksionon më mirë për ju.

Si me gjithçka në menaxhimin e projektit, përdorni ato në mënyrë fleksibile për të dhënë rezultatin që dëshironi, duke përdorur këto këshilla dhe udhëzime për të informuar vendimet tuaja.