Lista e Aftësive të Asistentëve të Zyrës dhe Përgjegjësitë

Përmbajtje

Përgjegjësitë e punës në asistent zyre
Si të përdorni listat e aftësive
Aftësitë më të mira të asistentëve të zyrës

Pozicionet e asistentëve të zyrës (të ngjashme me asistentët personal) mund të gjenden në të gjitha industritë, dhe ndajnë një grup mjaft të madh aftësish. Asistentët e zyrës ndonjëherë njihen si sekretarë ose asistentë administrativë, por ajo që ata bëjnë është të ndihmojë në funksionimin e një zyre. Nëse zyra i përket një firme juridike, një praktike mjekësore, një institucion arsimor ose një korporatë, nevojat janë të ngjashme; dikush duhet të paraqesë regjistrime, të mbajë orare dhe të kujdeset për komunikimin rutinë në emër të njerëzve që përdorin zyrën. Se dikush mund të jetë ju.

Përgjegjësitë e punës në asistent zyre

Ndërsa pozicionet e asistentëve të zyrës janë përgjithësisht të ngjashme me njëra-tjetrën, puna është ende e ndryshueshme - thjesht ndryshon nga dita në ditë, sesa nga zyra në zyrë. Sot mund të veproni si recepsionist, nesër mund të kërkoni riparimin e printerit, dhe një ditë pas kësaj, do të duhet të sillni të gjithë kabinetin e dosjeve në shekullin njëzet e një. Ju do të duhet një aftësi shumë e gjerë për të pasur sukses.

Asistentët e zyrës janë ndër heronjtë e mëdhenj të paprekur të botës së biznesit, sepse kur e kryeni punën tuaj si duhet, askush nuk e vëren - zyra duket se drejton vetë. Por disa njerëz shijojnë punën e shpejtë por fleksibël, ndjenjën e të qenurit në zemër të gjithçkaje. Dhe një sekretar i mirë mund të gjejë punë pothuajse kudo, në çdo lloj organizimi.

Si të përdorni listat e aftësive

Ju mund t'i përdorni këto lista aftësish gjatë gjithë procesit të kërkimit të punës. Së pari, emrat e këtyre aftësive funksionojnë si fjalë kyçe, kështu që përdorni sa më shumë që të mundni kur shkruani rezymen tuaj. Mos u mbështetni në punësimin e mbikëqyrësve për të kuptuar se ju keni atë që dëshirojnë, u thoni direkt.

Së dyti, mund t'i përdorni të njëjtat fjalë kyçe në letrën tuaj të mbuluar. Përqendrohuni posaçërisht tek ato që punëdhënësi juaj i ardhshëm kujdeset për shumicën. Do të duhet të bëni hulumtimin tuaj, sepse ndërsa punët e ndihmës në zyra janë shpesh të ngjashme, mbikëqyrësit e punësimit ndryshojnë në përparësitë e tyre. Përshkrimi i punës ndoshta do të përfshijë një listë të aftësive të kërkuara. Kushtojini vëmendje asaj.

Më në fund, mund ta përdorni këtë diskutim për të planifikuar intervistën tuaj. Sigurohuni që të keni përgatitur të paktën një shembull për një kohë që keni demonstruar aftësi nga secila kategori e listuar këtu.

Mund të ndihmojë gjithashtu për të rishikuar listat tona të aftësive të listuara nga puna dhe llojet e aftësive.

Aftësitë më të mira të asistentëve të zyrës

Shkathtësitë e komunikimit verbal: Komunikimi është një aftësi kritike e butë për një asistent zyre. Ju do të duhet të bashkëveproni me mbikëqyrësit tuaj, personelin e tjerë të zyrës, profesionistët që ju ndihmoni, dhe ndoshta klientët ose njerëzit në zyra të tjera të së njëjtës organizatë. Ju të gjithë punoni si ekip, dhe ju jeni qendra kryesore e tij e komunikimit. Do të duhet të jesh i gëzuar, i dobishëm, i informuar mirë, i artikuluar dhe një dëgjues i mirë çdo ditë.

Përgjigjuni Telefonave
Marrëdhëniet me klientët
komunikim
Përcjellja e thirrjeve telefonike
Marrja e mesazheve
Ndarja e telefonatave
komutator
telefon
Komunikim verbal

Shkathtësitë e komunikimit të shkruar: Shumica e ndihmësve të zyrës shkruajnë shumë. Ata mund të shkruajnë memorandume, të plotësojnë formularë, ose të hartojnë letra ose email. Disa krijojnë përmbajtje për faqen e internetit të kompanisë ose redaktojnë tekstin për të tjerët. Komunikimi i qartë, profesional me shkrim është i domosdoshëm.

korrespondencë
Email
postë
mailings
daktilografim
Përpunim teksti
Komunikim i shkruar

mirëdashësi: Një asistent zyre mund të jetë personi i parë që një klient e sheh kur hyn në zyrë. Nëse okupatori kryesor i zyrës ndodh që nuk është në këtë moment, ndihmësi i zyrës mund të jetë personi i vetëm me të cilin bashkëvepron vizitori. Ju duhet të jeni gati të përshëndetni çdo vizitor me një buzëqeshje dhe një fjalë të sjellshme dhe t'i ndihmoni ata me gjithçka që ju nevojitet për aq sa keni mundësi. Pra, aftësitë e mira ndërpersonale janë një domosdoshmëri.

Shërbimi ndaj klientit
Drejtimi i vizitorëve
elastik
miqësor
Përshëndetni Mysafirët
ndërpersonale
Qëndrim pozitiv
seriozitet
Vizitorët e mirëseardhur

Shkathtësi teknologjike: Në kohërat e vjetra, sekretarët bënin shumë shtypje. Kohët kanë ndryshuar dhe po kështu ka teknologjia, por asistentët e zyrës ende mund të presin të kalojnë mjaft kohë përpara një tastierë. Në vend të një makinë shkrimi, ju do të duhet të dini rrugën tuaj për një sërë aplikimesh softuerësh. Njohja se si të bëni një mbështetje të teknologjisë së lehtë dhe si të rregulloni një printer recalcitrant nuk do të dëmtojë.

kompjuter
shquhem
internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
teknologji

Organization: Asistentët e zyrës duhet të jenë jashtëzakonisht të organizuar në mënyrë efektive për të zgjidhur shumë detyrat e tyre. Do të ndihmoni që njerëzit e tjerë të jenë të organizuar, gjithashtu, nga mbajtja e kalendarëve deri tek mbajtja e zyrës në rregull.

Mbështetje administrative
emërimet
Faturimi
Kalendari
zyre
Futja e të dhënave
Dorëzimi i postës
Regjistrimi elektronik
Raportet e shpenzimeve
Arkivimi
Operacionet e tavolinës së përparme
Trajtimi i parave
Detyrat e zyrës
Pajisje zyre
Inventari i furnizimit me zyra
Pajisjet e zyrave
Ndihma për zyrën
organizatë
shkresa
Shipping

Shkathtësitë e zgjidhjes së problemeve: Zgjidhja e problemeve ose aftësitë e të menduarit kritik janë të rëndësishme për çdo asistent zyre, pasi shpesh do të jeni personi që të tjerët hasin me pyetje ose çështje.