Praktikat e Menaxhimit të Takimeve Ndihmojnë në Përmirësimin e Prodhimtarisë

Përmbajtje

• Keyelësi i Menaxhimit të Takimeve - Qëndrim PAT
• Filloni takimet tuaja me kohë
• Mbajeni Takimin në Temë
• Mbani dhe shpërndani shënimet / procesverbalet e takimit
• Në fund të fundit

Ne e kalojmë shumë nga jeta jonë e punës në mbledhje. Në shumë raste, praktikat e dobëta të menaxhimit të takimit rezultojnë në përdorimin joproduktiv të kohës së pjesëmarrësve. Në një artikull të lidhur, ne ofrojmë udhëzime për shndërrimin e pesë skenarëve të takimeve të zakonshme në ngjarje prodhuese. Këtu janë ide shtesë për të mbështetur forcimin e shërbimeve, produktivitetit dhe ndikimit të takimeve.

Keyelësi i Menaxhimit të Takimeve - Qëndrim PAT

Disa menaxherë punësojnë një P.A.T. qasja ndaj takimeve, duke kërkuar një Ppres, një Aaxhenden, dhe a Timeframe. Armatosja e pjesëmarrësve me këto pika kritike të kontekstit përpara seancës siguron që njerëzit të paraqiten të përgatitur për të marrë pjesë dhe të mbështesin qëllimin e përgjithshëm të takimit. Një P.A.T e qartë. skica ndihmon në sigurimin e një seance prodhuese.

Ju duhet të jeni në gjendje të përcaktoni qëllimin e takimit në 1 ose 2 fjali, më së shumti. "Ky takim do të planifikojë fushatën e re të marketingut" ose "ky takim do të rishikojë politikën e re të transportit për trajtimin e kthimeve." Qëllimi ndihmon për të siguruar që të gjithë e dinë pse janë atje, çfarë duhet të bëhet dhe si të udhëzojmë përparimin dhe të nxisni për një përfundim.

Vendosni një axhendë. Renditni artikujt që do të rishikoni / diskutoni / inspektoni. Neve na pëlqen të caktojmë një afat kohor për secilën pikë të axhendës (shiko më poshtë) dhe të identifikojmë personin që është përgjegjës për moderimin e diskutimit. Vendosni një kornizë kohore; në të paktën caktoni kohën e fillimit dhe mbarimit. Rekomandojmë gjithashtu të caktoni një kohëzgjatje për secilën artikull në rendin e ditës. Këto duhet të jenë gjithsej në kornizën e përgjithshme kohore të takimit.

Filloni takimet tuaja me kohë

Nëse punoni në njërën prej atyre kulturave ku njerëzit shkelin në mbledhje deri në pesë ose dhjetë minuta pas kohës së planifikuar të fillimit, është koha të filloni një prirje të re. Një firmë inkurajon menaxherët e saj të mbyllin derën në kohën e caktuar të fillimit, dhe ata që vonohen nuk janë të mirëpritur të marrin pjesë. Përderisa kjo mund të jetë më dramatike sesa ju interesoni të veproni, nuk duhet të keni asnjë aftësi për ta rregulluar mbledhjen, për të rishikuar qëllimin dhe për të konfirmuar pritjet dhe kohën.

Mos prisni që stragglers të shfaqen. Kur dikush arrin me vonesë, mos kthehuni përsëri dhe rishikoni atë që është mbuluar tashmë. Vazhdoni me temat tuaja të takimit. Kjo do të jetë e vështirë për kokëfortësi dhe do të përmirësojë shanset e tij / saj për të mbërritur me kohë në takimin tjetër.

Nëse organizatori / sponsori i takimit nuk paraqitet me kohë, konsideroni që takimi të anulohet dhe të ktheheni në punë. Një periudhë pritjeje nga pesë deri në shtatë minuta është e arsyeshme. Janë shanse, organizatori i takimit kaloi në një vështirësi të papritur dhe do të preferonte që të mos e humbni kohën tuaj duke pritur për të.

Mbajeni Takimin në Temë

Një praktikë e mirë është t'i caktoni dikujt rolin e mbajtjes së të gjithëve në rrugën e duhur gjatë takimit. Shumë shpesh, diskutimet zhyten dhe pastaj degradojnë në një vorbull mendimesh, ideve, fakteve dhe emocioneve. Në vend të kësaj, caktoni rolin dhe informoni të gjithë pjesëmarrës se ky individ do të ndërhyjë nëse dhe kur diskutimi nuk varet nga axhenda dhe pika specifike e diskutimit. Në disa firma, kjo rol është referuar si "Rruga e Trafikut", në të tjera, "Mbajtësi i temave". Pavarësisht nga etiketa, roli është jashtëzakonisht i dobishëm në forcimin e efektivitetit dhe produktivitetit të takimeve tuaja.

Nëse lindin tema shtesë që janë jashtë axhendës, por janë të rëndësishme për t'u diskutuar, ato duhet të kapen qartë dhe të vendosen në "parking" për shqyrtim dhe diskutim në të ardhmen ose për një takim diskret. Pronari i takimit rezervon të drejtën të lejojë një diskutim divergjent të vogël nëse mbështet qëllimin e përgjithshëm të takimit.

Mbani dhe shpërndani shënimet / procesverbalet e takimit

Dikush, përveç organizatorit të mbledhjes, duhet të mbajë procesverbalin e mbledhjes. Një regjistrim i mirë i procesverbalit do të përfshijë:

• Koha e takimit, data, vendndodhja
• Përshkrimi i qëllimit
• Kopja e rendit të ditës
• Lista e të pranishmëve dhe një listë e atyre që nuk morën pjesë
• Një përmbledhje e hollësishme e konkluzioneve, çështjeve të veprimit, përgjegjësive dhe datave të përfundimit. Shumë njoftues përdorin axhendën si një udhëzues për renditjen e konkluzioneve dhe veprimeve.
• Takimi vijues i planifikuar nëse është e nevojshme.

Në mënyrë ideale, shpërndani shënimet e mbledhjes sa më shpejt të jetë e mundur pas përfundimit të takimit dhe absolutisht brenda një dite pune. Procesverbali dhe shënimet shërbejnë si një kujtesë e rëndësishme për pjesëmarrësit, si dhe një burim informacioni për palët e tjera të interesuara ose, për ata që kanë humbur takimin. Procesverbali është një mjet i shkëlqyeshëm për të nxitur njerëzit dhe ekipet e tyre për veprimet e tyre të vazhdueshme.

Në fund të fundit

Shtë e mundur që një takim të rezultojë në një rezultat pozitiv, duke ndihmuar në shtytjen e projekteve dhe njerëzve përpara, thjesht mos u mbështetni në të. Disa zell dhe forcim i qëllimshëm i teknikave tuaja të menaxhimit të takimit do të përmirësojnë shanset tuaja për të dhënë një rezultat të shkëlqyeshëm.