Si të shkruani një RFP

Përmbajtje

12 hapat

Një kërkesë për propozim, e quajtur nganjëherë RFP ose RFQ ("kërkesë për citat"), është një dokument që një kompani lëshon kur dëshiron të blejë një produkt dhe dëshiron t'i bëjë specifikimet e tij në dispozicion të publikut. Kjo zakonisht është rasti kur disa kompani do të bëjnë ofertë për punën dhe RFP fton çmime më konkurruese. Por, nëse nuk e përgatisni RFP-në siç duhet, përpjekja juaj mund të prodhojë oferta që janë humbje kohe, ose më keq, pa oferta fare. Ja se si të shkoni në krijimin e një RFP për të siguruar rezultatet më të mira.

Vështirësia: mesatare

Koha e kërkuar: Disa ditë

12 hapat

Bej detyrat:Shikoni se çfarë ju nevojitet, çfarë dëshironi dhe çfarë është e mundur para se të filloni të shkruani RFP-në tuaj. Mos lëshoni një RFP për një makinë që mund të prodhojë 1.500 widget në orë nëse nuk keni shitur kurrë më shumë se 25 në muaj. Nuk ka asnjë pikë në lëshimin e një RFP për një makinë me fuqi të lartë, kur një i dërguar mund të kalojë përmes trafikut po aq shpejt në një biçikletë.
Dalloni midis nevojave dhe dëshirave tuaja: Nëse dëshironi të blini një aplikacion që mund të transmetojë fotografi midis selisë dhe furgonëve tuaj në vendin e punës, mund të specifikoni numrin e pamjeve që ju nevojiten për sekondë, madhësinë maksimale të imazheve që ju nevojiten dhe zgjidhjen e nevojshme. Ndërsa mund të jetë mirë të keni ato imazhe me ngjyra, vendosni nëse është vërtet e nevojshme. Nëse me të vërtetë kërkon një specifik të caktuar, përdorni fjalë si "do," "do," dhe "duhet". Kjo tregon që këto janë kërkesa. Specifikimet që janë thjesht "dëshiron" duhet të identifikohen me fjalë si "mund", "mund" dhe "opsionale".
Vendosni se si do të duket fituesi: Propozimet që merrni në përgjigje të RFP tuaj do të ndryshojnë. Companydo kompani që përgjigjet do të ketë pikat e forta dhe të dobëta. Disa do të përqendrohen në koston më të ulët. Të tjerët do të përqendrohen në cilësinë më të mirë. Dhe të tjerët do të ofrojnë një grup të plotë karakteristikash. Vendosni përpara se çfarë po kërkoni - kostoja më e ulët, shpërndarja më e shpejtë ose ndonjë kombinim i të dyve.
Organizoni dokumentin: Anydo gjë që ju shkruani për biznes duhet të mendohet shumë dhe duhet të jetë e organizuar. Një skicë është një vend i mirë për të filluar. Në minimum, do t'ju duhet seksione për një prezantim, kërkesat, kriteret e përzgjedhjes, afatet kohore dhe proceset. Shumë nga këto seksione do të kenë nënndarje.
Shkruani hyrjen: Kjo është ajo ku ju do t'u shpjegoni ofertuesve të mundshëm pse po publikoni RFP dhe atë që shpresoni të arrini duke bërë kështu. Parathënia mund të përfshijë gjithashtu një përmbledhje të pikave kryesore të mbledhura nga pjesët e tjera, përfshirë datën e caktuar. Futja e një RFP për një sistem të transmetimit të imazheve mund të lexojë diçka si kjo: "Kompania XYZ kërkon propozime për një sistem shumë të besueshëm, të lehtë për t’u përdorur, i aftë për të transmetuar imazhe nga zyra kryesore në furgonë kudo në zonën metropolitane. duhet të pranohet deri të hënën, 5 Mars 2007, në 8 të mëngjesit PST ".
Shpjegoni kërkesat: Kjo pjesë është një nga më të rëndësishmet dhe zakonisht kërkon më shumë kohë. Ju do të duhet të specifikoni madhësinë dhe qartësinë e imazheve që do të transmetohen dhe shpejtësinë e nevojshme. Jini specifik, por mos u tregoni ofertuesve se si dëshironi të realizohet puna nëse nuk është thelbësore. Ju mund të dëshironi ta copëtoni këtë pjesë në nënseksione. Për shembull (a) madhësia e figurës dhe cilësia (b) transmetimi, i cili mund të përfshijë shpejtësinë e dëshiruar dhe kërkesat që e bëjnë transmetimin të sigurt (c) opsionet e dëshiruara, ku mund të rendisni ngjyrën si një opsion të dëshirueshëm.
Kriteret e përzgjedhjes: Këtu ju tregoni ofertuesve si do të zgjidhni ofertën fituese. Ju mund të zhvendosni sa më shumë ose aq pak sa dëshironi. Ashtë një ide e mirë të përfshini një fjali si, "Ofertuesi fitues, nëse ka, do të zgjidhet vetëm me gjykimin e kompanisë XYZ." Ju mund të dëshironi të krijoni një spreadsheet që jep çdo ofertë një gamë të caktuar pikësh në secilën kategori. Pastaj, bëni një ekip të zgjedhë ofertën më të mirë nga ato me tre rezultatet më të mira.
afatet kohore: Kjo pjesë u tregon kompanive se sa shpejt duhet të veprojnë dhe sa kohë pritet të zgjasë procesi. Jini të arsyeshëm kur vendosni afatet tuaja. Mos kërkoni propozime për sisteme komplekse, atëherë jepni ofertuesve vetëm disa ditë për t'u përgjigjur. Lejoni më shumë kohë për të përgatitur një ofertë nëse RFP juaj është i madh, nëse blerja juaj e dëshiruar është e ndërlikuar, ose nëse keni nevojë për një përgjigje shumë të hollësishme. Kjo është gjithashtu ku ju mund t'u tregoni ofertuesve se sa kohë do të zgjasë procesi i vlerësimit kur ata do të njoftohen nëse kanë qenë të suksesshëm, dhe sa shpejt ata duhet të dorëzojnë atë që kanë premtuar.
procesi: Përdorni këtë pjesë për të shpjeguar se si do të funksionojë procesi - nga dërgimi i RFP-së deri në dhënien e kontratës dhe kur do të fillojë puna. Ky seksion mund të thotë, "Ofertat janë për shkak të datës së specifikuar në Hapi 8 më lart. Të gjitha ofertat do të rishikohen për t'u siguruar që ato plotësojnë të gjitha kërkesat dhe janë të përgjegjshme. Të gjitha ofertat e përgjegjshme do të shënohen në kategoritë X (ju mund t'i përmendni kategoritë nëse ju dëshironi) dhe tre ofertat e para do të vlerësohen nga ekipi i propozimit për të zgjedhur ofertuesin fitues dhe një alternative. Bisedimet me ofertuesin fitues pritet të rezultojnë me një kontratë brenda dy javësh. "
Vendosni si ta dërgoni RFP: Shumica e RFP-ve dërgohen me postë, por ato nuk duhet të jenë. Ju mund të dërgoni një RFP me email, ose mund ta postoni atë në faqen e internetit të kompanisë suaj. Vetëm sigurohuni që të specifikoni emrin (ose numrin e ofertës) që ofertuesit duhet të përdorin për të identifikuar RFP-së së cilës i përgjigjen.
Vendosni se kush do të marrë RFP: Ju mund të keni identifikuar tashmë furnizuesit nga të cilët dëshironi të blini. Ndërmarrja juaj madje mund të ketë një listë të shitësve të pranueshëm. Nëse jo, ju mund të gjeni shitësit e mundshëm përmes rrjetit tuaj profesional, duke kërkuar në internet, ose duke kërkuar shitësit e besuar të materialeve të tjera për rekomandimet e tyre. Mos e kufizoni listën tuaj se kush e merr RFP-në tuaj vetëm në kompani të mëdha ose shitës të vendosur. Ju mund të gjeni ide më të mira dhe çmime edhe më të mira nga shitësit më të vegjël, të cilët shpesh janë më të etur për të fituar biznesin tuaj.
Njoftoni fituesin: Pasi të keni përfunduar të gjitha hapat e mësipërm, është koha që të bëni hapin e duhur dhe të njoftoni RFP-në fituese se është koha për të ecur përpara me projektin.