Jepni besimin tuaj shefit me një plan të menaxhimit të rrezikut

Përmbajtje

• Farë është menaxhimi i rrezikut në menaxhimin e projektit?
• Planifikimi i Menaxhimit të Riskut
• Një proces i administrimit të rrezikut 5-hapësh
• Hapi 1: Filloni
• Hapi 2: Identifikoni
• Hapi 3: Vlerësoni
• Hapi 4: Plani i Përgjigjeve
• Hapi 5: Zbatimi

Menaxherët më të mirë të projektit kanë besimin e plotë të menaxherit të linjës dhe sponsorit të projektit. Ekzekutimet që qëndrojnë pas projekteve të tyre i besojnë ata kur thonë se u duhet fonde shtesë, më shumë burime ose ndihmojnë në zgjidhjen e një problemi.

Kur jeni duke punuar në situata të rrezikshme, ju duhet kit i duhur. Ashtu si një shëtitës me një shpinës litar dhe ngërçe, ju duhet mjetet për t'u marrë me rrezikun e projektit gjithashtu.

Ju mund të rritni besimin e menaxherit tuaj në projektin tuaj me një plan të menaxhimit të rrezikut. Një proces i thjeshtë me pesë hapa mund të transformojë jashtëzakonisht shumë se si shefi juaj e sheh projektin tuaj (dhe ju).

Farë është menaxhimi i rrezikut në menaxhimin e projektit?

Menaxhimi i rrezikut në menaxhimin e projektit është procesi i identifikimit, vlerësimit dhe përgjigjes ndaj rreziqeve të projektit.

Rreziqet e projektit janë gjëra që mund të ndikojnë në projekt (pozitivisht ose negativisht, por përgjithësisht njerëzit interpretojnë rrezikun si ngjarje që do të kishin një ndikim negativ në projekt).

Pavarësisht nëse projekti juaj është i madh apo i vogël, ai do të ketë rreziqe që lidhen me të. Këto rreziqe mund të jenë çdo gjë nga rreziku i paradës suaj të shkollës duke u shuar në rrezikun e rritjes së çmimit në një komponent kritik të bordit tuaj të ri qark.

Rreziku i projektit, nëse nuk menaxhohet si duhet, mund ta bëjë më të vështirë realizimin e projektit tuaj me sukses. Rreziqet e pakontrolluara mund të shtojnë kohë në orarin tuaj, të punojnë në kohën tuaj dhe para në buxhetin tuaj. Menaxherët nervozohen për këtë lloj gjëje. Të gjitha këto mund të shmangen me një plan të menaxhimit të rrezikut.

Planifikimi i Menaxhimit të Riskut

Një plan i menaxhimit të rrezikut është një mënyrë e shkëlqyeshme për të rritur vetëbesimin tuaj në aftësinë e ekipit tuaj të projektit për të ofruar - dhe kjo shtrihet në rritjen e besimit të menaxherit tuaj. Ju dëshironi që ata të besojnë se ju mund ta bëni atë, dhe dëshironi që ata të jenë të vetëdijshëm për atë që mund t'ju ndalojë të realizoni projektin me sukses. Një plan i menaxhimit të rrezikut është një mjet i përsosur për ta bërë atë.

Dhe me mend çfarë? Reallyshtë me të vërtetë e thjeshtë për të filluar.

Menaxhimi i rrezikut të projektit është një proces i thjeshtë me pesë hapa. Le të mos e bëjmë atë më të komplikuar sesa duhet. Kjo është diçka që ju mund të filloni sot, përgatituni për ta diskutuar atë në takimin tuaj të rradhës dhe mbarimin e tij pasi dikush po shtyp procesverbalet.

Një proces i administrimit të rrezikut 5-hapësh

Si me kaq shumë pjesë të menaxhimit të projektit, menaxhimi i rrezikut është një proces. Pesë hapat janë:

1. filloj
2. identifikoj
3. vlerësoj
4. Plan përgjigjet
5. zbatuar

Nëse këto terma nuk do të thonë shumë për ju tani, ju lutem rrini me të - unë do të shpjegoj të gjitha.

Hapi 1: Filloni

Së pari, ju doni të vendosni kontekstin për menaxhimin e rrezikut në mjedisin tuaj të menaxhimit të projektit.

Ndoshta nuk ka shumë punë për të bërë këtu, sepse dikush në kompaninë tuaj do të ketë përgatitur një politikë të rrezikut të korporatës dhe gjithçka që duhet të bëni është të gjurmoni. Kjo do të shpjegojë qasjen e kompanisë ndaj rrezikut dhe madje mund të mandatojë modelet që ju nevojiten. Modelet gjithmonë ju kursejnë një punë, kështu që kujdes edhe për ata!

Edhe nëse nuk keni një politikë të rrezikut të korporatës, dikush tjetër që administron projekte së bashku me ju mund të ketë një plan të menaxhimit të rrezikut të projektit që mund të kopjoni. Pse të shpiket rrota? Përdorimi i dokumenteve është një domosdoshmëri nëse doni të kurseni kohë dhe të merrni më shumë punë.

Përdorni atë që keni zbuluar për të prodhuar një plan të menaxhimit të rrezikut për projektin tuaj. Kjo është pjesë e planit tuaj të përgjithshëm të menaxhimit të projektit dhe flet për mënyrën se si do t'i qaseni menaxhimit të rrezikut në projektin tuaj.

Nëse nuk dini çfarë të futni në të, lexoni më tej! Hapat e ardhshëm do t'ju japin një ide më të mirë se çfarë të flisni në planin tuaj të menaxhimit të rrezikut.

Kjo përmirëson besimin nga: Duke i treguar menaxherit tuaj që ju keni një qasje për t'u marrë me pasigurinë në projektin tuaj dhe se ju do të menaxhoni në mënyrë aktive rrezikun.

Hapi 2: Identifikoni

Pasi të keni përshkruar një qasje, atëherë mund të filloni të punoni me të.

Tani ju identifikoni rreziqet që do të ndikojnë në projektin tuaj. Kjo është vetëm ndonjëherë një fotografi në kohë dhe regjistri juaj i rreziqeve është diçka që ju do të dëshironi të ktheheni në kohë dhe kohë përsëri për të siguruar që çdo gjë e re është vendosur atje gjithashtu.

Ju mund të identifikoni rreziqet duke përdorur një listë kontrolli të rreziqeve të zakonshme, duke intervistuar palët e interesuara në projekt (veçanërisht aktorët e vështirë pasi ata zakonisht kanë shumë gjëra për të thënë se çfarë mund të shkojë keq), seancat e stuhisë së trurit dhe duke përdorur sensin tuaj të përbashkët.

Ju po kërkoni gjëra që mund të shkaktojnë probleme nëse ato do të kishin ndodhur ndonjëherë. (Mos harroni, rreziqet nuk kanë ndodhur akoma. Issuesështjet e projektit janë gjëra që kanë ndodhur tashmë.)

Sidoqoftë ju shkoni për ta bërë atë, ju patjetër që duhet të përfshini njerëz të tjerë. Vetëm, ju nuk do ta keni gjithë fotografinë dhe do të përfundoni gjëra të humbura.

Rreziqet mund dhe duhet të identifikohen nga kushdo. Si menaxher i projektit, detyra juaj është të inkurajoni kolegët tuaj që të krijojnë rreziqe me ju, në mënyrë që si ekip të mund të bëni diçka rreth tyre.

Të gjitha rreziqet e identifikuara duhet të regjistrohen në regjistrin e rreziqeve. Nëse keni një koordinator të projektit në ekip ose një person mbështetës të projektit, atëherë ata mund ta bëjnë këtë. Përndryshe, është pjesë e detyrave administrative që ju duhet të bëni.

Kjo përmirëson besimin nga: Duke demonstruar se jeni të vetëdijshëm për rreziqet kryesore që mund të ndikojnë në projektin tuaj dhe se keni një mjet për të vazhduar të jeni të vetëdijshëm për rreziqet e reja.

Hapi 3: Vlerësoni

Rreziqet vlerësohen më pas për probabilitetin dhe ndikimin. Kur vlerësoni një rrezik, mendoni se sa ka të ngjarë të ndodhë, sa do të kushtojë për të trajtuar, dhe sa kohë do të shtonte në afatin kohor të projektit tuaj.

Si masë tjetër, ju gjithashtu mund të vlerësoni afërsinë, që do të thotë se sa afër është rreziku që ka të ngjarë të ndodhë. Një rrezik me afërsi të lartë do të ndodhë së shpejti. Një rrezik me afërsi të ulët mund të ndodhë në një pikë në të ardhmen e largët. Kjo mund të ju jap një faktor tjetër për të dhënë përparësi në kohën dhe energjinë tuaj kur bëhet fjalë të merreni me rreziqet.

Kjo përmirëson besimin nga: Sigurimi i menaxherit tuaj që të gjithë në ekip kanë një ide të qartë se çfarë do të ndodhte nëse materializohet në të vërtetë ndonjë nga këto rreziqe.

Hapi 4: Plani i Përgjigjeve

Tani ne kemi ardhur në pjesën e mishit të planit tuaj të menaxhimit të rrezikut. Në këtë hap, ju hartoni se si të menaxhoni rrezikun duke identifikuar një përgjigje të përshtatshme.

Ne e bëjmë këtë sepse deri tani gjithçka që ju keni është një listë e asaj që mund të ndodhë për të hedhur projektin tuaj jashtë kursit në të ardhmen dhe sa e madhe që do të ishte. Ajo që menaxheri juaj do të dëshirojë të dijë tjetër është: arefarë do të bëni për këtë?

Në përgjithësi, ekzistojnë katër gjëra që mund të bëni për të adresuar dhe menaxhuar një rrezik projekti. Ata janë:

• Shmangni: Hidhni hapa për të parandaluar që të ndodhë ky rezultat.
• Transferimi: Zhvendosni përgjegjësinë te një palë tjetër, siç është me një politikë sigurimi.
• Zbehja: Ndërmerrni masa për të zvogëluar ndikimin e problemit nëse ndodh.
• Pranoni: Kuptoni që rezultati i rrezikshëm mund të ndodhë, dhe me pëlqimin e ekipit tuaj mos ndërmerrni asnjë veprim për ta parandaluar atë.

Disa nga rreziqet tuaja mund të kenë një rezultat pozitiv. Për shembull, ekziston rreziku që të shesësh aq shumë nga produkti i ri sa i prish linjat e telefonit. Ky do të ishte një problem i këndshëm për të patur, por është ende një rrezik për të cilin duhet të planifikoni.

Ekzistojnë një numër mënyrash që mund të përgatiteni për një rrezik pozitiv që ndodh, përfshirë:

• Shfrytëzoni: Bëni më të mirën për të siguruar që ky rezultat të ndodhë në mënyrë që të mund të korrni shpërblimet.
• Ndarja: Punoni me një koleg ose kompani tjetër për të bërë një rrezik pozitiv më shumë të ngjarë.
• Përmirësimi: Ndikoni faktorët që mund të kontribuojnë në një rezultat pozitiv dhe të përpiqeni të merrni edhe më shumë përfitim.
• Pranoni: Pranoni mundësinë e një rreziku pozitiv dhe mos bëni asgjë.

Do të duhet të hartoni se cila strategji përgjigjeje është më e mira për çdo rrezik në regjistrin tuaj. Për shembull, mund të vendosni që rreziku i shembjes së çatisë së fabrikës është diçka që thjesht do ta pranoni pasi nuk ka të ngjarë të ndodhë. Sidoqoftë, rreziku që helmimi nga ushqimi të marrë gjysmën e forcës suaj të punës është diçka që ju do të zbuteni në mënyrë aktive duke rikualifikuar të gjithë stafin tuaj të hotelierisë. Nëse ka ndodhur më parë dhe është me të vërtetë shumë e mundshme nëse nuk bëni diçka në lidhje me të, do të dëshironi të zvogëloni rrezikun.

Pasi përgjigja të identifikohet dhe të bihet dakord, pronarët e rrezikut mund të emërohen të kryejnë planin e veprimit për menaxhimin e rrezikut. Me fjalë të tjera, ju duhet që dikush të jetë përgjegjës për të parë përmes detyrave për të cilat jeni dakord në planin tuaj.

Kjo përmirëson besimin nga: Duke i treguar menaxherit tuaj që keni konsideruar se çfarë të bëni për gjërat që mund të shkaktojnë probleme për projektin tuaj dhe që po vendosni plane për të zvogëluar pasigurinë dhe rrezikun për projektin.

Hapi 5: Zbatimi

Plani juaj i menaxhimit të rrezikut duhet të përfshijë tani kush do të jetë përgjegjës për kryerjen e aktiviteteve të zbutjes së rrezikut për secilin rrezik. Ata tani duhet të punojnë përmes atyre detyrave në mënyrë që ju të menaxhoni në mënyrë aktive rreziqet e hapura.

Kjo përmirëson besimin nga: Demonstrimi se ju dhe ekipi juaj i projektit mund të ndiqni ato që keni thënë se do të bëni. Duke raportuar se çfarë keni arritur dhe rreziqet që keni zbutur, kjo tregon ekipit tuaj të menaxhimit që jeni serioz në lidhje me shpërndarjen dhe bërjen e asaj që duhet për të provuar të ardhmen e projektit tuaj kundër problemeve.

Pasi të ketë kaluar një rrezik - kur nuk është më me rëndësi sepse ose ka ndodhur ose nuk mund të ndodhë më - mund ta mbyllni atë nga regjistri juaj i rrezikut.

Vendosja e këtij plani për menaxhimin e rrezikut të projektit mund t'ju largojë nga menaxherët e tjerë. Shefi juaj do të ketë provat që ju të mund të mendoni në mënyrë strategjike dhe krijuese për atë që mund të bëjë që projekti juaj të mos bekohet, dhe - më e rëndësishmja - të bëni diçka në lidhje me të. Do të jeni personi që administron në mënyrë aktive problemet përpara se të ndodhin, duke zhdukur bllokimet e rrugëve dhe duke u përgatitur për asgjë!

Të shihet se është i mirë në menaxhimin e rrezikut të projektit është një mënyrë e sigurt për t'u parë si një palë e sigurt e duarve nga menaxhmenti. Ju nuk keni nevojë për përvojë ose çertifikata për të filluar me sukses menaxhimin e rrezikut të projektit (megjithëse ekzistojnë kualifikime zyrtare në menaxhimin e rrezikut). Ky proces i lehtë me pesë hapa së shpejti do të thotë që menaxhimi i rrezikut të projektit është ngulitur në planet e projektit tuaj.