Si të planifikoni një takim të ndërmarrjes
Përmbajtje
- Para-planifikoni projektin
- Ndërtoni Ekipin
- Planifikoni Axhendën
- Gjeni hapësirën
- Tërhiqeni
- Shembull Plani i Projektit për Takimin e Kompanisë
- 1. Para-Plani i Projektit
- 2. Ndërtoni Ekipin e Projektit
- 3. Hartoni axhendën
- 4. Planifikoni Hapësirën
- 5. Publikoni Ngjarjen
- 6. Ndiqni
- 7. Shqyrtimi dhe Vlerësimi
- Planifikimi i mëtutjeshëm
Urime! Kompania juaj do të zhvillojë një takim për një grup të punonjësve të zgjedhur nga të gjitha nivelet e kompanisë. CEO ju ka dhënë përgjegjësinë e Menaxherit të Projektit për ngjarjen. Këto këshilla dhe mostra e planit të projektit demonstrojnë në një mënyrë një Menaxher i Projektit mund të afrohet në ndërtimin e planit të projektit për një takim të një kompanie ose një projekti në mënyrë të ngjashme komplekse.
Para-planifikoni projektin
Hapi juaj i parë është të planifikoni planin. Ju filloni duke diskutuar ngjarjen me palët e interesuara. Nëse kjo ishte bërë vitin e kaluar, çfarë shkoi mirë? Wentfarë shkoi keq? Kush e menaxhoi projektin dhe a mund t'ju ndihmojnë të shmangni kurthet gjatë këtij viti? Meqenëse CEO ju caktoi projektin, çfarë dëshiron ai / ajo nga ngjarja? Kur do të jetë ngjarja? Ku? Cili është buxheti?
Mblidhni sa më shumë informata. Ky do të jetë skeleti mbi të cilin ju ndërtoni planin e projektit.
Ndërtoni Ekipin
Cilat burime të tjera ju duhen për ta bërë këtë projekt të suksesshëm? A ka njerëz në departamente të tjera që mund t'ju ndihmojnë ta bëni këtë sukses një ngjarje? Farë duhet të bëni për të arritur atje ndihmë? Mund të pyesni ose duhet të merrni miratimin zyrtar nga shefi i tyre? Sa kohë keni nevojë prej tyre? Skillsfarë aftësish specifike ju nevojiten atyre për të siguruar? A mund ta sigurojë dikush tjetër këtë aftësi nëse personi që ju dëshironi nuk është i disponueshëm?
Meqenëse ky është një takim i gjerë i ndërmarrjeve, si mund të ndihmojë HR? Keni nevojë për ndihmë nga Departamenti i Lehtesirave? Po në lidhje me departamentin e marketingut? Keni nevojë për ndihmë në atë zonë?
Planifikoni Axhendën
Pasi të dini se sa do të zgjasë takimi, ju filloni të plotësoni blloqet e kohës. Keni nevojë për një folës hapës? Kush do të jetë? A do t'i mbani të pranishmit së bashku apo do t'i ndani ato në grupe më të vogla për një pjesë të programit? Sa folës të tjerë do t'ju duhet? Kush do t'i ofrojë seancat më të vogla nëse shpërtheni?
A do të zgjasë më shumë se një ditë ngjarja? Si do ta mbyllni Ditën e parë? Si do të rihapeni ditën e dytë?
Si do të përfundoni në fund? Keni nevojë për një fjalim përmbyllës? Si do ta trajtoni logjistikën e njerëzve që kontrollojnë nga hoteli nëse e rezervoni një?
Gjeni hapësirën
Zbuloni se sa njerëz po vijnë. Pastaj përcaktoni se sa e madhe është një hapësirë që ju nevojitet. Ku do të mbahet ngjarja? A ka vend në zyrën e korporatës apo keni nevojë për një hapësirë më të madhe? A dëshiron CEO që takimi të mbahet jashtë vendit, në mënyrë që njerëzit të përqendrohen, apo a dëshiron që ai / ajo të mbahet në zyrë për të minimizuar koston?
Cilat prona në zonën tuaj mund të ofrojnë hapësirën që ju nevojitet? A është një hotel afër aeroportit një zgjedhje e mirë për të minimizuar kohën e udhëtimit për njerëzit që vijnë nga qyteti apo duhet të gjeni diçka nga qyteti që do të jetë më i qetë?
Dofarë ngarkojnë vendet e ndryshme për objektet e tyre? Dofarë përfshijnë ato dhe çfarë do t'ju duhet të blini dhe të keni sjellë? A do të caktojnë ata një individ për ju që të punojë? Cila është politika e tyre në lidhje me materialin dhe njerëzit nga jashtë?
Tërhiqeni
Pasi të keni mbledhur përgjigjet për të paktën shumicën e këtyre pyetjeve, mund të filloni të përgatisni planin e projektit. Mos harroni se ajo që po tregojmë këtu është lista e detyrave të projektit, vetëm struktura e ndarjes së punës (WBS). Ai nuk përfshin asnjë prej varësive midis detyrave ose afateve kohore. Ato do të shtohen më vonë.
Shembull Plani i Projektit për Takimin e Kompanisë
Në Si të Planifikojmë një Projekt duke përdorur Mjetet Themelore të Menaxhimit të Projektit, kemi diskutuar mendimin prapa planifikimit të projektit dhe përdorimin e aftësive të menaxhimit të projektit gjatë procesit të planifikimit. Këtu është se si një strukturë ndarëse e punës e planit të projektit (WBS) mund të kërkojë një projekt për të planifikuar një takim të kompanisë:
1. Para-Plani i Projektit
- Përcaktoni buxhetin
- Diskutoni me CEO për të vendosur qëllimet e projektit
- Kontaktoni menaxherin e mëparshëm të projektit (PM) për këshilla
- Përcaktoni listën e palëve të interesit
- Kontaktoni palët e interesuara për të dhëna.
- Vendosni datën e preferuar për ngjarjen
- Përcaktoni sa folës / prezantues janë të nevojshëm
- Përcaktoni sa personel mbështetës nevojiten
- Përcaktoni se sa punonjës do të marrin pjesë
- Renditni vendet e mundshme për ngjarjen
2. Ndërtoni Ekipin e Projektit
- Merrni përsëritje nga Marketingu
- Merrni rep nga HR
- Shikoni nëse Blerja do të caktojë dikë të ndihmojë
- Kërkojuni Susan të trajtojë të gjitha detajet e folësve
- Merrni rep nga Facilities
- Takimi fillestar i ekipit të projektit
3. Hartoni axhendën
3a Plani Dita e Parë
- Cakto kohën e fillimit
- Vendosni kohën, rregulloni vendin dhe stafin për regjistrim
- Vendosni gjatësinë e seancës në mëngjes
- Vendosni gjatësinë e fjalimeve
- Llogaritni numrin e folësve të nevojshëm për sesionin e mëngjesit
- Rekrutoni folës
- Planifikoni pushim në mes të mëngjesit (koha dhe gjatësia)
- Rregulloni rifreskimin e dhomës së konferencave gjatë pushimit (ujë, plehra, etj.)
- Planifikoni pushimin e drekës (koha, gjatësia, vendndodhja, menuja, kush paguan)
- Planifikoni seancën e pasdites (gjatësia, numri i folësve)
- Rekrutoni folës të pasdites
- Plani i mbylljes së ditës së parë (koha, kush, gjatësia)
3b Plani Dita e Dyte
- Cakto kohën e fillimit
- Vendosni gjatësinë e seancës në mëngjes
- Llogaritni numrin e folësve të nevojshëm për sesionin e mëngjesit
- Rekrutoni folës
- Planifikoni pushim në mes të mëngjesit (koha dhe gjatësia)
- Rregulloni rifreskimin e dhomës së konferencave gjatë pushimit (ujë, plehra, etj.)
- Planifikoni pushimin e drekës (koha, gjatësia, vendndodhja, menuja, kush paguan)
- Planifikoni seancën e pasdites (gjatësia, numri i folësve)
- Rekrutoni folës të pasdites
- Planifikoni fjalimin e mbylljes (koha, kush, gjatësia)
- Organizoni kohën e kontrollit me hotelin
4. Planifikoni Hapësirën
- Përcaktoni numrin e të pranishmëve
- Planifikoni aranzhimin për ulëset (rreshtat vs tabelat)
- Llogaritni hapësirën e nevojshme
- Hetoni vendet në dispozicion me atë sasi të hapësirës (kostot, vendndodhjen, shërbimet e përfshira)
- Numëroni numrin e folësve çdo ditë dhe gjithsej
- Përcaktoni numrin dhe llojin e personelit mbështetës të nevojshëm
- Gjeni sa pjesëmarrës / folës / staf do t'ju duhen dhoma
- Negocioni kostot dhe datat me vendet e disponueshme
- Nënshkruaj kontratë me vendndodhjen e zgjedhur
5. Publikoni Ngjarjen
- Finalizoni të gjitha detajet me vendndodhjen e ngjarjes
- Sigurohuni që të pranishmit janë njoftuar
- Njoftoni të gjithë folësit për temën dhe kohën / ditën e prezantimit
- Njoftoni të gjithë personelin mbështetës për detyrat dhe ndërrimet
- Merrni RSVP nga pjesëmarrësit
- Njoftoni pjesëmarrësit e zëvendësimit sipas nevojës
6. Ndiqni
- Merrni fjalime draft nga të gjithë folësit
- Rishikoni fjalimet përfundimtare
- Merrni etiketat e emrave për të gjithë të pranishmit, folësit, stafin
- Bleni çdo material dhe dhurata për të pranishmit
- Rikonfirmoni me vendndodhjen e ngjarjes
7. Shqyrtimi dhe Vlerësimi
- Dërgoni sondazh të kënaqësisë për të gjithë të pranishmit
- Dërgoni sondazh shqyrtimi për të gjithë folësit
- Dërgoni falënderime për të gjithë folësit dhe stafin
- Mbani takim të afërt me ekipin e projektit
Planifikimi i mëtutjeshëm
Struktura e ndarjes së punës së planit të projektit (WBS) më sipër tregon një shembull për planifikimin e një takimi të kompanisë. Justshtë vetëm një skicë. Ekipi i projektit do të duhet akoma të punojë në këto artikuj dhe të zgjerohet në shumë prej tyre. Për më tepër, ata do të duhet të punojnë në kohën e nevojshme për secilën detyrë, rëndësinë relative të detyrave dhe marrëdhëniet / varësitë midis detyrave.
