9 Shkathtësitë e Takimit për Menaxherët

Përmbajtje

• Forcimi i aftësive tuaja për lehtësimin e takimit
• Ku menaxherët shkojnë keq me takimet
• Pse menaxherët nuk arrijnë të përfshijnë punonjësit
• Menaxherët e aftësive duhet të lehtësojnë takimet
• Si të planifikoni një takim
• 1. Aktivizoni përfshirjen në grup
• 2. Sigurohuni që të siguroni logjistikë të duhur
• 3. Regjistrimi i procesverbalit të mbledhjeve
• Si të zhvillohet një takim
• 1. Bëni pyetje
• 2. Demonstroni dëgjimin aktiv
• 3. Drejtoni një Sesion të duhur Brainstorming
• Si të zgjidhni problemet në një takim
• 1. Shkathtësitë për ndërtimin e konsensusit
• Burimet e marrjes së vendimeve të konsensusit
• 2. Shkathtësitë e zgjidhjes së konflikteve
• 3. Shkathtësi komunikimi joverbale
• Në fund të fundit

Takimet mund të jenë mundësi për të shkëmbyer ide, për të diskutuar sfidat dhe për të përcaktuar planet e veprimit, ose ato mund të përfundojnë si humbje kohe joproduktive. Fatkeqësisht, menaxherët shpesh janë kontribuesit kryesorë në përmbushjen e mosfunksionimit të procesit. Ju duhet aftësi për të drejtuar takimet siç duhet.

Forcimi i aftësive tuaja për lehtësimin e takimit

Me përkufizim, mjetet lehtësuese, “Të bëhet më e lehtë ose më pak e vështirë; ndihmoni përpara. " Që një menaxher të lehtësojë një takim (në vend që ta drejtojë atë), ata duhet të jenë të gatshëm të heqin dorë nga fuqia e tyre dhe të jenë të hapur për rezultate dhe qasje të ndryshme.

Ku menaxherët shkojnë keq me takimet

Shumë menaxherë mendojnë se dinë të “drejtojnë” një takim. Ata vendosin rendin e ditës, i bëjnë të gjitha fjalimet dhe i marrin të gjitha vendimet. Ndërsa kjo mund të ndjehet e lehtë dhe efikase për menaxherët, shpesh është humbje e kohës së njerëzve dhe nuk do të përfshihet në potencialin krijues të ekipit.

Në fakt, ai ka efektin e kundërt, pasi punonjësit kanë tendencë të tërhiqen, duke iu drejtuar menaxherit që dëshiron të jetë përgjegjës.

Pse menaxherët nuk arrijnë të përfshijnë punonjësit

Ekzistojnë shumë arsye pse menaxherët nuk i përfshijnë më shumë punonjësit e tyre në takime. Ndërsa tre artikujt e parë më poshtë janë sjelljet e menaxherëve të dobët, e fundit, aftësitë lehtësuese, mund të mësohen dhe forcohen me praktikë:

• Frika nga lëshimi
• Besimi i rremë se për shkak se ata janë të ngarkuar, ata duhet të japin të gjitha përgjigjet
• Mungesa e besimit në aftësitë ose aftësitë për zgjidhjen e problemeve të punonjësve të tyre
• Mungesa e aftësive për lehtësimin e takimeve

Këto ide për menaxherët në të gjitha nivelet do të forcojnë aftësitë e tyre për lehtësimin e takimit në mbështetje të përmirësimit të produktivitetit të takimit.

Menaxherët e aftësive duhet të lehtësojnë takimet

Lehtësimi i duhur i takimit përfshin përfshirjen e të gjithëve në takim në identifikimin dhe zgjidhjen e problemeve. Ekipet do të zhvillojnë pothuajse gjithmonë zgjidhje më të mira, më kreative sesa çdo menaxher i vetëm. Ekipet gjithashtu kanë më shumë të ngjarë të mbështesin zbatimin e zgjidhjeve që ndihmuan të krijojnë. Këto aftësi lehtësuese të takimit mund t'i ndani në tre kategori të ndryshme:

1. Planifikimi i një Takimi
2. Kryerja e një Takimi
3. Zgjidhja e problemeve të takimit

Si të planifikoni një takim

Para se të filloni ndonjë takim, ju duhet një axhendë. Për një takim bashkëpunues, ftoni të pranishmit e mbledhjes të ju tregojnë se cilat probleme duhet të zgjidhë ekipi ose çfarë ndryshimesh duhet të ndjekë ekipi. Sigurohuni që temat janë ato që lejojnë pjesëmarrjen në grup. Lehtësimi i një takimi është i ndryshëm sesa paraqitja e informacionit në një takim.

1. Aktivizoni përfshirjen në grup

Sigurohuni që të lejoni kohë të mjaftueshme për përfshirje në grup dhe që nuk përpiqeni të zgjidhni shumë probleme brenda një periudhe kohe të shkurtër. Sidoqoftë, shumë kohë mund të sjellin gjithashtu një cikël të pafund të “mirë çfarë…”. Sigurohuni që axhenda juaj të plotësojë kohën e caktuar për takimin. Aftësitë e nevojshme përfshijnë këto.

• Shkathtësitë e lehtësimit në grup
• Planifikimi i Takimit
• Zgjidhja e problemit
• Marrja e vendimeve
• Zhvillimi i axhendës

2. Sigurohuni që të siguroni logjistikë të duhur

Zgjidhni vendndodhjen dhe kohën e takimit me kujdes. Nëse përpiqeni të përplasni 15 persona në një sallë konferencash me gjashtë karrige, takimi do të jetë një fatkeqësi. Kur njerëzit janë të pakëndshëm, nuk mund ta shohin njëri-tjetrin, nuk mund të dëgjojnë ose janë të uritur, rezultatet e takimit do të vuajnë.

Mësoni si të përdorni logjistikën si një mënyrë për të inkurajuar pjesëmarrjen e madhe dhe për të hequr barrierat. Ju duhet t'i planifikoni të gjitha këto paraprakisht. Dërgimi i dikujt jashtë në mbledhjen e mesme për të porositur sanduiçe e bën mbledhjen tuaj më pak efektive. Planifikimi i logjistikës përfshin këto aftësi.

• Planifikimi dhe Përvoja e Logjistikës
• Marrja e vendimeve
• Konsiderim i menduar i nevojave të të tjerëve

3. Regjistrimi i procesverbalit të mbledhjeve

Pjesa e fundit kritike e planifikimit të një takimi është procesverbali i takimit. Kush do t'i marrë? Kush do t'i shpërndajë ata? Nëse nuk keni një person të caktuar administrativ, mendoni t'i bëni ato vetë ose rrotulloni përgjegjësinë midis anëtarëve të ekipit. Nëse Jane i bëri minutat javën e kaluar, është radha e John-it këtë javë. Nëse jeni duke përdorur një tabelë të bardhë ose një tabelë për të mbledhur ide, jepini personit që të shkruajë kohë të mjaftueshme për t'i dokumentuar ato saktë.

• Shkathtësi për marrjen e shënimeve
• Rëndësia e Dokumentacionit
• Kuptimi i diversitetit dhe përfshirjes

Si të zhvillohet një takim

Me axhendën tuaj të qëndrueshme, vendndodhjen e mirë dhe pije freskuese të përshtatshme, ju jeni gati për takimin tuaj. Për ta bërë takimin tuaj një takim të shkëlqyeshëm pune (dhe jo vetëm një hale informacioni), do t'ju duhet të demonstroni aftësi të duhura për lehtësimin e takimit.

Për ta bërë këtë, do të dëshironi të përqendroheni në këto tre komponentë të lehtësimit të takimeve.

1. Bëni pyetje

Pyetjet e shkëlqyera stimulojnë një diskutim të madh. Artikulli, "70 pyetje mbresëlënëse trainimi duke përdorur modelin GRW", ofron disa nxitës diskutimesh të pazgjidhura.

• Bëni pyetje për të marrë informacion shtesë
• Bëni pyetje për të mësuar rreth pikëpamjeve të ndryshme
• Bëni pyetje për të shënuar fushat e marrëveshjes dhe mosmarrëveshjes
• Bëni pyetje për të konfirmuar se vërtet po dëgjoni saktësisht se çfarë kontribuojnë anëtarët e ekipit
• Bëni pyetje për të konstatuar se po ndani kuptimin me anëtarët e ekipit

2. Demonstroni dëgjimin aktiv

Dëgjimi aktiv ju lejon të dini me të vërtetë dhe thellësisht se ju dhe personi që po dëgjoni për të dhënë kuptim dhe keni arritur në një kuptim të zhytur në mendimet e pozicioneve të njëri-tjetrit. Kur parafrazoni, kontrolloni mirëkuptimin dhe bëni pyetje vijuese, inkurajon më shumë pjesëmarrje dhe e mban diskutimin.

• Bëni këputje kokën dhe gjeste të tjera të përshtatshme për të treguar mirëkuptim
• Përsëriteni atë që keni dëgjuar përsëri për palën tjetër, në mënyrë që ta dini se keni kuptim
• Bëni pyetje për të sqaruar ndonjë gjë për të cilën jeni të pasigurt
• Bëni pyetje vijuese për të zgjeruar më tej mirëkuptimin tuaj
• Përdorni fjalë të tilla si "ah-ha", "po, unë e kuptoj" dhe të ngjashme për të treguar mirëkuptim

3. Drejtoni një Sesion të duhur Brainstorming

Shumica e njerëzve mendojnë se ata tashmë dinë të bëjnë stuhi mendore. Sidoqoftë, ata zakonisht jo. Në shumë ambiente, efektiviteti i stuhisë së trurit zvogëlohet nga menaxhimi i dobët i procesit, presione të forta sociale ose politike dhe aftësi të dobëta lehtësuese. Shumë njerëz kurrë nuk e kanë provuar me të vërtetë fuqinë e një seance të mirë-drejtuar stuhie mendimesh.

• Praktikoni aftësi efektive të lehtësimit
• Menaxhoni prezantimin e ideve nga pjesëmarrësit
• Sigurohuni që të gjithë pjesëmarrësit të kenë një mundësi të barabartë për të folur
• Menaxhoni bisedat konkurruese dhe njerëzit që flasin mbi njëri-tjetrin
• Hartoni një mënyrë efektive për të ngushtuar zgjedhjet e stuhisë së trurit në një numër të menaxhueshëm
• Zgjidhë çdo konflikt që lind

Si të zgjidhni problemet në një takim

Lloji i dytë i takimit kërkon aftësi të ndryshme për lehtësimin e takimit. Ju nuk do të duhet të takoheni nëse të gjithë ranë dakord për zgjidhjen. Ju bëheni bashkë për të shkëmbyer informacione dhe për të zhvilluar përgjigje dhe kjo do të thotë se do të duhet të mbledhni njerëz. Këtu janë aftësitë që ju nevojiten.

1. Shkathtësitë për ndërtimin e konsensusit

Konsensusi nuk do të thotë që të gjithë duhet të pajtohen me një vendim. Do të thotë që të gjithë kanë pasur një mundësi të ndajnë perspektivat e tyre (potencialisht nga stuhia e trurit) dhe të propozojnë ide. Pas kësaj, çelësi i konsensusit është që të gjithë anëtarët e ekipit pajtohen të mbështesin drejtimin edhe nëse nuk do të ishte zgjedhja e tyre origjinale.

• Lehtësimi i duhur i takimit do të udhëheqë grupin nga ndarja e ideve në zhvillimin e një vendimi efektiv.
• Arritja e konsensusit kërkon më shumë kohë, por zakonisht do të fitojë blerje më të fortë nga grupi në përgjithësi. Sidoqoftë, mbani mend që konsensusi nuk është qëllimi përfundimtar.
• Një vendim efektiv për problemin në fjalë është çështja më e rëndësishme.

Burimet e marrjes së vendimeve të konsensusit

Shihni "Një Kuadër të Vendimit të Konsensusit me Gjashtë hapa" për më shumë se si të drejtoni një ekip përmes një procesi të vendimmarrjes së konsensusit.

2. Shkathtësitë e zgjidhjes së konflikteve

Kurdo që të ketë një dhomë të gjerë njerëzish të përfshirë në zgjidhjen e një problemi, konflikti është i pashmangshëm. Në fakt, konflikti mbi detyrën ose çështjen shihet nga studiuesit e ekipit si pjesë e procesit për vendimmarrje efektive. Një menaxher duhet të mësojë se si të shfrytëzojë fuqinë e konfliktit në një mënyrë pozitive.

• Menaxhoni diskutimin për të dëgjuar të gjitha pikëpamjet
• Drejtoni diskutimin për të identifikuar fushat e marrëveshjes dhe mosmarrëveshjeve
• Përdorni aftësi lehtësuese për t'i bërë pjesëmarrës të caktuar të ndjehen të dëgjuar

3. Shkathtësi komunikimi joverbale

Ndërsa studiuesit argumentojnë mbi përqindjet e sakta, shumica do të pajtoheshin që më shumë se 50% e komunikimit është joverbale.

• Një menaxher duhet të jetë në gjendje të lexojë tonin dhe gjuhën e trupit për të vlerësuar nivelin e tyre të angazhimit, përkushtimin dhe angazhimin e tyre.
• Kuptimi juaj për komunikimin joverbal mund të ndihmojë kur të kuptoni se kur ekziston një marrëveshje e vërtetë kundrejt marrëveshjes së folur vetëm për të përfunduar takimin.
• Jini njohës të gjuhës së trupit, si një mënyrë për të provuar zërin e plotë të komunikimit të një individi ose të një ekipi.

Në fund të fundit

Koha është një pasuri e çmuar në jetë dhe në punë. Përpiquni të menaxhoni takimet për efikasitet dhe efektivitet optimal. Mësimi, praktikimi dhe aplikimi i nëntë aftësive lehtësuese të identifikuara më lart është një vend i shkëlqyeshëm për të filluar.