Shkathtësitë e menaxhimit të nivelit 1

Përmbajtje

• Shkathtësitë themelore të menaxhimit
• plan
• Aftësi themelore të menaxhimit të nevojshme për planifikim efektiv
• organizoj
• Aftësi themelore të menaxhimit të nevojshme për një organizim efektiv
• Më shumë në lidhje me organizimin
• Organizoni veten tuaj
• direkt
• Tërhiq, mos e shty
• Aftësi themelore të menaxhimit të nevojshme për regjinë
• kontroll
• Rregullimi i projektit
• Aftësi themelore të menaxhimit të nevojshme për kontrollin
• Menaxherët gjithashtu kontrollojnë mjetet
• Në fund të fundit

Niveli 1 i Piramidës së Aftësive të Menaxhimit tregon aftësitë themelore që duhet të zotërojë çdo menaxher fillestar. Shtë themeli i piramidës së aftësive të menaxhimit, i cili tregon aftësitë që një menaxher duhet të zotërojë për të qenë i suksesshëm dhe tregon se si këto aftësi menaxhimi ndërtojnë tek njëri-tjetri drejt suksesit.

Shkathtësitë themelore të menaxhimit

Ekzistojnë katër aftësi themelore të menaxhimit që dikush duhet t'i zotërojë për të pasur ndonjë sukses në një punë menaxhimi. Këto katër aftësi themelore janë të planifikojnë, organizojnë, drejtojnë dhe kontrollojnë dhe ato diskutohen veçmas në detaje më poshtë.

plan

Planifikimi është hapi i parë dhe më i rëndësishëm në çdo detyrë menaxhimi. Ai gjithashtu është hapi më shpesh i anashkaluar ose me qëllim të anashkaluar. Ndërsa sasia e planifikimit dhe detajet e kërkuara do të ndryshojnë nga detyra në detyrë, për të anashkaluar këtë detyrë është të ftoni fatkeqësi të sigurt përveç fatit të verbër.

Kjo është ajo që siguron reklamën e vjetër të 6 P të planifikimit: Planifikimi paraprak dhe përgatitja parandalon performancën e dobët, (ose 7 P-të: e duhur, paraprake, planifikimi, parandalon, pshurr, dobët, performanca) në varësi të mënyrës sesi llogaritni.

Edhe pse shumica e njerëzve e lidhin termin planifikim me planifikimin e përgjithshëm të biznesit, në të vërtetë ekzistojnë tre nivele të ndryshme të planifikimit:

• Planifikim strategjik
• Planifikimi Taktik
• Planifikimi Operacional

Dhe, lloje të ndryshme të planifikimit përdoren për të arritur nivele dhe fusha të gatishmërisë:

• Planifikimi i fatkeqësive
• Planifikimi i suksesit
• Planifikimi i Krizave
• Planifikimi i kompensimit

Aftësi themelore të menaxhimit të nevojshme për planifikim efektiv

Këto janë disa aftësi të mostrës që duhet të keni për të planifikuar në mënyrë efektive.

• Parashikoni një shtet të ardhshëm
• Organizoni mendërisht misionin dhe vizionin thelbësor që do t'ju çojë në gjendjen e dëshiruar të ardhshme
• Përcaktoni një strategji të përgjithshme që do të arrijë gjendjen e dëshiruar të ardhshme
• Zgjidhni qëllimet afatshkurtra dhe aktivitetet që do t'ju arrijnë atje

organizoj

Një menaxher duhet të jetë në gjendje të organizojë ekipe, detyra dhe projekte në mënyrë që të bëjë punën e ekipit në mënyrën më efikase dhe efektive. Si menaxher fillestar, ju mund të jeni duke organizuar një ekip të vogël pune ose një ekip projekti. Këto aftësi të njëjta do të kërkohen më vonë në karrierën tuaj kur duhet të organizoni një departament ose një ndarje të re të kompanisë.

Shtë e qartë se mbivendosja ekziston midis planifikimit të punës dhe organizimit të saj. Kur planifikimi përqendrohet në ato që ju duhet të bëni, organizimi është më funksional dhe është më i përqendruar në atë se si ta bëni punën më të mirë.

Aftësi themelore të menaxhimit të nevojshme për një organizim efektiv

Kur organizoni punën, duhet të:

• Përcaktoni rolet e nevojshme për realizimin e planit
• Caktoni detyra roleve
• Përcaktoni burimin më të mirë (njerëz ose pajisje) për rolin
• Merrni burimet dhe shpërndani ato në role
• Caktoni burime roleve dhe delegoni autoritetin dhe përgjegjësinë për ta.

Pavarësisht nëse ju është caktuar një ekip i vogël apo një projekt për të menaxhuar, menaxherët fillestarë gjithashtu duhet të jenë në gjendje të organizojnë zyra dhe sisteme të të dhënave.

Më shumë në lidhje me organizimin

Ju mund të mos jeni në gjendje të lëvizni fizikisht njerëzit për të mbledhur ekipin tuaj, por duhet të merrni parasysh mundësinë. Nga ana tjetër, ju mund të keni nevojë për të lëvizur disa njerëz në një hapësirë ​​të vogël dhe ju do të duhet të organizoni gjëra në mënyrë që ekipi të mund të punojë në mënyrë efektive brenda asaj hapësire. Më vonë në karrierën tuaj, mund t'ju duhet të organizoni një zyrë për të akomoduar ekipe nga disa departamente të ndryshme dhe nevojat e tyre specifike.

Ju gjithashtu do të duhet të jeni në gjendje të organizoni të gjitha sistemet kompjuterike që do të trajtojnë të dhënat që ekipi juaj ka nevojë për të mbledhur ose shpërndarë. Ju duhet të vendosni nëse, për shembull, duhet të vendosni faqe të përbashkëta në internet në kompaninë e kompanisë apo thjesht një dosje të përbashkët në serverin e skedarëve.Vendosni si do të organizoni sistemet, në mënyrë që të gjithë ata që kanë nevojë për informacion, të kenë qasje në të (dhe se nuk është në dispozicion për ata që nuk duhet ta shohin atë, si konkurrentët tuaj).

Nëse ekipi juaj ka nevojë ose prodhon diçka tjetër përveç informacionit, ju duhet të organizoni në mënyrë që ekipi juaj të marrë atë që u nevojitet, kur të kenë nevojë për të, dhe të mund t'u dalë të tjerëve atë që ekipi juaj prodhon në kohën e duhur.

Organizoni veten tuaj

Mos harroni për të organizuar veten. Kjo është e mbuluar në një nivel më të lartë në Nivelin 3 të Piramidës së Aftësive të Menaxhimit, por edhe si menaxher fillestar duhet të jeni në gjendje të organizoni veten, kohën tuaj dhe hapësirën tuaj në mënyrë që të jeni më efektivë.

Më në fund, do të zbuloni se është mjaft e rrallë të organizoni projekte një herë. Me ndryshime të vazhdueshme në burime, qëllime dhe faktorë të jashtëm ju zakonisht do të duhet të riorganizoheni për t'u përshtatur për to.

direkt

Regjisimi është hapi i veprimit. Ju keni planifikuar dhe organizuar punën. Tani ju duhet të drejtoni ekipin tuaj për të përfunduar punën. Filloni duke u siguruar që qëllimi është i qartë për të gjithë në ekip. A e dinë të gjithë se cili është qëllimi? A e dinë të gjithë se cili është roli i tyre në arritjen e ekipit drejt qëllimit? A kanë ata gjithçka që u nevojitet (burimet, autoriteti, koha, etj.) Për të bërë pjesën e tyre?

Tërhiq, mos e shty

Ju do të jeni më efektiv në drejtimin e ekipit drejt qëllimit tuaj nëse i tërheqni (udhëheqni ato) sesa të shtyni (uluni dhe jepni urdhëra). Ju dëshironi të motivoni njerëzit në ekipin tuaj dhe t'i ndihmoni dhe frymëzoni ata drejt qëllimeve të ekipit.

Aftësi themelore të menaxhimit të nevojshme për regjinë

Kur drejtoni punën e ekipit, duhet të:

• Siguroni drejtim të qartë në mënyrë që ekipi të ketë sukses
• Sigurohuni që anëtarët e ekipit të jenë të qartë për rolin që duhet të luajnë për ekipin të ketë sukses
• Siguroni sasinë më të vogël të drejtimit për ekipin, në mënyrë që ekipi të fuqizohet të ketë sukses
• Siguroni frymëzim dhe përcjellje për të mbajtur një prani në mbështetje të ekipit

kontroll

Disa shkrimtarë përpiqen ta "zbusin" këtë aftësi themelore të menaxhimit duke e quajtur "koordinuar" ose terma të ngjashëm. Megjithatë, termi më i fortë, kontrolli, është thelbësor, në mënyrë që menaxheri të jetë në gjendje të kontrollojë aktivitetet e ekipit.

Në hapat e mësipërm, ju keni planifikuar punën, keni organizuar burimet për ta bërë atë të ndodhë në mënyrë më efikase, dhe i drejtuat ekipit që të fillojë punën. Në hapin e kontrollit, ju monitoroni punën që po bëhet. Ju krahasoni përparimin aktual me planin. Ju verifikoni që organizata po punon ashtu siç e keni projektuar.

Nëse gjithçka po shkon mirë, nuk keni nevojë të bëni asgjë përveç monitorimit. Sidoqoftë, kjo ndodh rrallë. Një punonjës sëmuret, lloji i bazës së të dhënave kërkon më shumë çdo përsëritje sesa parashikohet, një konkurrencë kryesore i ul çmimet e tyre, një zjarr shkatërron ndërtesën në vendin fqinj dhe duhet të evakuosh për disa ditë, ose ndonjë faktor tjetër ndikon në planin tënd.

Rregullimi i projektit

Hapi i kontrollit tani dikton që ju duhet të merrni masa për të minimizuar ndikimin dhe për ta rikthyer projektin tuaj në qëllimin e dëshiruar sa më shpejt që të jetë e mundur. Shpesh kjo do të thotë të kthehesh në fazën e planifikimit dhe të rregullosh planet. Ndonjëherë mund të kërkojë një ndryshim në organizatë. dhe do të duhet të rindizni të gjithë drejt qëllimeve të reja dhe t'i frymëzoni ato. Pastaj, sigurisht, ju kontrolloni planin e ri dhe rregulloni nëse është e nevojshme. Ky cikël vazhdon derisa të përfundoni detyrën.

Aftësi themelore të menaxhimit të nevojshme për kontrollin

Kur kontrolloni punën, duhet të:

• Monitoroni përparimin e ekipit dhe projekteve
• Konstatoni se çdo rol realizohet nga një punonjës
• Vendosni standarde për performancën dhe cilësinë
• Ndihmoni ekipin të zgjidhë problemet dhe të largojë pengesat për suksesin e tyre
• Siguroni reagime mbi veprimet e ndërmarra dhe përparimin e ekipit
• Siguroni shpërblime dhe njohje për sukseset dhe përparimin e ekipit
• Bëni rregullime në vendimet e marra në fazat e planifikimit, organizimit dhe drejtimit sipas nevojës

Menaxherët gjithashtu kontrollojnë mjetet

Në hapin e kontrollit, ju vendosni standarde për performancën dhe cilësinë dhe më pas monitoroni për t'u siguruar që ato janë përmbushur. Ka aq mjete në dispozicion sa ju ka gjëra që ju duhet të monitoroni.

• Mjetet e caktimit: Një numër mjetesh softuerike ju lejojnë të futni orarin tuaj dhe më pas të azhurnoni përparimin rregullisht. Programi do të nxjerrë në pah ndryshimet në orar, në mënyrë që të mund të identifikoni veprimet korrigjuese për të ndërmarrë.
• Kontrollet financiare: si menaxher, zakonisht do të keni buxhet. Raportet e Departamentit të Financave do t'ju njoftojnë se si shpenzimet tuaja (për njerëz dhe burime të tjera) përputhen me planin.
• Kontrolli i njerëzve: duhet të siguroheni që të gjithë njerëzit në ekipin tuaj po kryejnë siç është planifikuar. Nëse nuk janë ashtu, duhet të gjeni dhe rregulloni shkakun. A nuk e kuptojnë qëllimin? A nuk kanë ata burime ose aftësi të nevojshme? A është detyra shumë e madhe për to dhe duhet të modifikohet ose të caktohet në një burim të ndryshëm? Puna juaj si menaxher do të thotë t'u jepni anëtarëve të ekipit tuaj reagime se si performanca e tyre përmbush planin. Kur nuk ndodh, ju duhet të merrni masa korrigjuese.

Në fund të fundit

Shkathtësitë fillestare të menaxhimit: planifikoni, organizoni, drejtoni dhe kontrolloni janë themelore për aftësinë e një menaxheri për të përmbushur qëllimet e tyre të caktuara, projektet, dhe produktet e punës dhe përparimin e pjesës së një organizate për të cilën menaxheri është përgjegjës. Me sukses në secilën nga këto aftësi themelore, një menaxher është në rrugën e duhur për një karrierë të suksesshme të menaxhimit.