Si të shkruani Letrat e Performancës së Punonjësve për Fyerje

Përmbajtje

• Përbërësit e letrave të qortimit
• Rëndësia e nënshkrimeve
• Jepni një mundësi për përgjigjen e punonjësve
• Letra Shembull e Kallëzimit
• Letra e Shembullit të Kallëzimit # 1 (Versioni i tekstit)
• Letra e Shembullit të Kundrimit # 2 (Versioni i tekstit)
• Mirënjohja e Punonjësve për Pranimin

Letrat e qortimit janë letra të shkruara nga mbikëqyrësi për të siguruar një deklaratë zyrtare të një problemi të performancës që një punonjës duhet të përmirësojë. Letrat e qortimit janë shpesh një hap në procesin zyrtar të veprimit disiplinor që mund të rezultojë në veprim shtesë disiplinor për punonjësin deri dhe përfshirë ndërprerjen e punës nëse punonjësi nuk arrin të përmirësohet.

Letrat e qortimit janë një komponent i rëndësishëm në dokumentacionin e një problemi të performancës së punonjësve për punonjësit dhe punëdhënësin. Letrat e shkruara të qortimit tregojnë qartë dhe në mënyrë të veçantë performancën që duhet të përmirësohet dhe pasojat nëse performanca nuk përmirësohet.

Këto letra zyrtare të biznesit zakonisht ndjekin pas çdo përpjekjeje për stërvitje verbale nga një mbikëqyrës. Sidoqoftë, ata shpesh vijnë përpara një korrigjimi verbal të punonjësit - të quajtur një paralajmërim verbal ose paralajmërim zyrtar verbal. Të gjitha hapat duhet të përqendrohen në çështjen e performancës ose problemet e lidhura me performancën.

Përbërësit e letrave të qortimit

Letrat efektive të qortimit kanë disa përbërës të përbashkët. Ata duhet të kenë një deklaratë të qartë të problemit ose çështjes së performancës që punonjësi duhet të përmirësojë. Mund të numërojë disa shembuj të mënyrave me të cilat punonjësi mund të ndryshojë performancën e tij në përputhje me pritjet e performancës. Dhënia e shembujve i siguron punonjësit një pamje të përbashkët - kuptim të përbashkët - rreth pritshmërive të mbikëqyrësit dhe kompanisë.

Nëse është e rëndësishme, përfshini një afat kohor brenda të cilit performanca e punonjësit duhet të përmirësohet. Kjo referencë mund të jetë në formën e një data të caktuar ose data e mbarimit në të cilën kohë, mbikëqyrësi do të rivlerësojë punën e punonjësit.

Shpjegoni se si mos-performanca ndikon jo vetëm në vendin e punonjësve, por në vendin e punës dhe suksesin e organizatës. Jepni një deklaratë të qartë në lidhje me pasojat që një punonjës mund të presë nëse performanca e tyre nuk arrin të përmirësohet siç përshkruhet në letrën e qortimit.

Rëndësia e nënshkrimeve

Nënshkrimi i mbikëqyrësit ose menaxherit të punonjësit është i rëndësishëm kur bëhet fjalë për qortime. Letra përmban zakonisht një deklaratë që nënshkrimi i punonjësve përfaqëson që ata e kanë marrë letrën. Kjo nuk tregon domosdoshmërisht që ata pajtohen me përmbajtjen e saj. Ju duhet të jeni specifik në formulim në mënyrë që punonjësi të kuptojë se ata po pranojnë marrjen jo keqbërje.

Jepni një mundësi për përgjigjen e punonjësve

Ju duhet t'i jepni punonjësit një shans për t'iu përgjigjur çështjeve të ngritura në letrën e qortimit. Kundërshtimi duhet të jetë me shkrim, datë dhe nënshkruar nga punonjësi. Punonjësi mund të pajtohet, të mos pajtohet, të shprehë pendim, etj. Refuzimet e shkruara nga punonjësi i bashkëngjiten letrave origjinale të qortimit.

Letra Shembull e Kallëzimit

Ky është një shembull i një letre qortimi. Shkarkoni modelin e letrës së qortimit (në përputhje me Google Docs dhe Word Online) ose shihni më poshtë për më shumë shembuj.

Letra e Shembullit të Kallëzimit # 1 (Versioni i tekstit)

Tek: Jeffery Jones

Nga: George Peterson

Data: 1 Shtator 2018

Re: Letra e qortimit

Kjo është një letër zyrtare e qortimit për t'ju njoftuar se performanca juaj nuk po përmbush nivelet e pritura të kontributit. Në punën tuaj si ekspert teknik për mbështetjen e klientit, pritjet e punës u zhvilluan nga i gjithë grupi i ekspertëve të ndihmës teknike dhe menaxheri i tyre. Kjo do të thotë që ato janë standardi i pranuar për punën e secilit ekspert të ndihmës teknike.

Ju nuk po arrini të performoni në mënyrat e mëposhtme.

• Numri i klientëve që ju shërbeni brenda një jave është 30% nën standardin që po takojnë pjesën tjetër të ekspertëve për mbështetje të teknologjisë.
• Shkalla e vështirësisë së problemeve që ju zgjidhni të përgjigjeni është 40% nën standardin që po arrijnë pjesa tjetër e stafit.
• Kohëzgjatja që klientët kalojnë në telefon me ju tejkalon pjesën tjetër të stafit me 25%.

Siç mund ta shihni, në tre matjet më të rëndësishme të performancës për punën tuaj, nuk keni sukses. Mbikëqyrësi juaj ka folur me ju shumë herë dhe keni marrë trajnime shtesë. Si pasojë, ne besojmë se ju nuk jeni të gatshëm të performoni. Kjo po ndikon negativisht në ngarkesën e punës të pjesës tjetër të stafit të teknologjisë.

Ne duhet të shohim një përmirësim të menjëhershëm në të tre fushat e performancës ose veprime shtesë disiplinore deri në dhe përfshirë përfundimin e punësimit. Ne kemi besim se ju mund të përmirësoheni. Duhet të shohim përmirësim të menjëhershëm.

George Peterson, Mbikëqyrës

Marian Demark, Menaxher i Burimeve Njerëzore

Letra e Shembullit të Kundrimit # 2 (Versioni i tekstit)

Tek: Linda Rodriguez

Nga: Mary Wilmont

Data: 1 Shtator 2018

Re: Letra e qortimit

Qëllimi i kësaj letre qortimi është t'ju vë në dukje zyrtare që pjesëmarrja juaj po ndikon negativisht në aftësinë tuaj për të përfunduar punën tuaj. Ndërsa pagat, punonjësit e përjashtuar nuk u kërkohet të punojnë orë të veçanta, një javë pune dyzet orë është standarde dhe e pritshme.

Ju nuk keni arritur të paraqiteni për punë të paktën një ditë në javë që nga fillimi i punës tuaj të re dhe po punoni vetëm tridhjetë e dy orë në javë. Menaxheri juaj ju ka informuar për disponueshmërinë e kohës së pushimit të FMLA për çështje personale ose familjare mjekësore. Ai gjithashtu ju ka pyetur nëse keni nevojë për një akomodim në mënyrë që të mund ta kryeni punën tuaj në mënyrë efektive.

Ai ka sugjeruar që të vizitoni departamentin e Burimeve Njerëzore për të diskutuar këto çështje dhe pjesëmarrjen tuaj. Ju keni refuzuar të tre mundësitë që kemi ofruar për t'ju ndihmuar të përmirësoni këtë performancë të dobët.

Realiteti është që ju nuk mund ta kryeni punën tuaj në më pak se dyzet orë. Ju mungojnë afatet për detyrat tuaja të punës dhe vonesa juaj po ndikon negativisht në punën e bashkëpuntorëve tuaj të departamentit të marketingut. Ata po humbasin afatet e tyre si rezultat i dështimit tuaj.

Për më tepër, puna juaj e papërfunduar kur u është caktuar punëtorëve tuaj po i ngarkon ngarkesat e tyre në punë pasi që ata tashmë kanë punë që kërkojnë dyzet orë punë në javë. Kjo është e padrejtë dhe ne nuk do të tolerojmë këto ndikime negative në vendin e punës duke filluar që tani.

Duhet të shohim një përmirësim të menjëhershëm të frekuentimit tuaj ose do të përfundojmë punësimin tuaj. Kjo do të thotë që ju duhet të merrni pjesë në punë pesë ditë në javë. Nëse nuk merrni pjesë në punë pesë ditë në javë, nuk mund të përmbushni qëllimet për të cilat jeni punësuar.

Politikat tona standarde për kohën e pushimit ju japin gjashtë ditë me sëmundje të paguar dhe dy ditë pushimi personal që duhet të përdorni gjatë një viti. Duhet të aplikoni për ditë pushimesh paraprakisht.

Tashmë keni përdorur katër nga ditët tuaja të sëmura dhe të gjitha ditët tuaja personale me mungesat tuaja aktuale. Ne nuk planifikojmë t'ju japim më shumë kohë. Kjo ju lë vetëm dy ditë të sëmurë dhe kohën tuaj të paguar për pushime që duhet të kërkoni paraprakisht.

Nëse keni mungesë mbi kohën tuaj të paguar të disponueshme, ne do të përfundojmë punën tuaj. Shpresojmë që ta kuptoni se sa afër jeni për të humbur punën tuaj. Ju nuk do të merrni më paralajmërime.

Të fala,

Mary Wilmont, Menaxher

Thomas Credence, Drejtor i Burimeve Njerëzore

Mirënjohja e Punonjësve për Pranimin

Shtë e rëndësishme të krijoni një gjurmë në letër të veprimeve të qortimit të punonjësve. Ky proces lejon krijimin e provave që punonjësi ka marrë njoftim adekuat për problemet dhe hapat - siç është këshillimi - janë ndërmarrë për të korrigjuar situatën.

Një konfirmim i thjeshtë i marrjes për udhëzim sqaron se punonjësi mori një qortim.