Cili është ndryshimi midis projekteve dhe biznesit si zakonisht?

Përmbajtje

• Kufiri i kohës vs në vazhdim
• Ndryshuesit krijues kundrejt ndryshimit të identifikuesve
• Menaxhimi kundrejt rrezikut lehtësues
• Kapitalizimi kundrejt jo kostove të kapitalizimit
• Ekipet Ndërfunksionale dhe Funksionale
• BAU dhe Konfliktet e Projektit

A jeni duke punuar në një projekt? Apo është ajo që ju jeni duke bërë pjesë e operacioneve të përditshme të biznesit tuaj? Të dy kërkohen në një organizatë dhe janë po aq të vlefshëm, por ndihmon për të kuptuar se për çfarë po punoni, në mënyrë që të mund të shihni më mirë se ku përshtatet në strategjinë e përgjithshme.

Ekzistojnë pesë dallime kryesore midis punës së projektit dhe biznesit si zakonisht (shpesh e shkurtuar si BAU). Duke pasur parasysh këto udhëzime, duhet të jetë e lehtë të shihet nëse jeni duke punuar në projekte ose punë të BAU, ose të dyja.

Kufiri i kohës vs në vazhdim

Projektet kanë një datë fillimi, të mesme dhe të mbarimit, dhe janë një ngjarje e njëfishtë. Ky është cikli jetësor i projektit. Në fakt, karakteristika më përcaktuese e një projekti është se ajo ka një fund. Menaxheri i projektit dhe ekipi punojnë në projekt gjatë kësaj kohe. Në fund, skuadra zakonisht shpërbëhet.

BAU po vazhdon. Sigurisht, mund të mbyllni një funksion ose të ndaloni një proces nëse nuk kërkohet më për biznesin - por edhe kjo zakonisht bëhet si projekt. Një funksion BAU prodhon punë të vazhdueshme pa një datë të parashikueshme të përfundimit.

Ndryshuesit krijues kundrejt ndryshimit të identifikuesve

Ekziston një ndryshim në mënyrën se si trajtohet ndryshimi në punën e projektit dhe BAU. Ekipet e BAU identifikojnë nevojën për ndryshim, dhe ekipet e projektit zbatojnë atë ndryshim.

Për shkak se ekipet BAU drejtojnë biznesin, ata janë gjithashtu të parët që e dinë kur proceset ekzistuese nuk funksionojnë dhe nuk janë më të dobishme. Kur kjo të ndodhë, ata identifikojnë nevojën për ndryshim.

Një menaxher, si pjesë e një rishikimi strategjik, mund të sugjerojë se cilat ndryshime duhet të bëhen për një njësi për të arritur qëllimet e saj. Ose, një anëtar i ekipit mund të bëjë një sugjerim për ndryshim. Në anën tjetër të spektrit, ju mund të keni një rast të plotë biznesi të prodhuar nga një menaxher i vjetër për të ofruar ndryshimet e kërkuara për të ndihmuar ndarjen e tyre të arrijë objektivat e tij vjetor. Ata që punojnë në rolet e BAU gjithashtu mund të kuptojnë se ndryshimi është thelbësor për shkak të ndryshimeve në kornizën rregullatore ose si pjesë e peizazhit konkurrues për organizatën.

Ekipet e projektit ndihmojnë në zbatimin e të gjitha këtyre ndryshimeve të nevojshme. Projektet sjellin ndryshime në dhe përmes funksioneve BAU duke përdorur menaxhimin e projektit. Kjo zakonisht ndodh pasi projekti të ketë kaluar një proces biznesi dhe një proces të aprovimit të menaxhmentit të lartë.

Menaxhimi kundrejt rrezikut lehtësues

Që funksionet e zakonshme të jenë efektive, do të gjeni ekipe BAU të përpiqen të zbusin të gjithë rrezikun për operacionet. Ata punojnë për të hequr pasigurinë nga biznesi për një stabilitet më të mirë organizativ dhe procese të përsëritshme.

Për nga vetë natyra e tyre për të qenë unike dhe e pasigurt, projektet kërkojnë një element rreziku. Kompania po bën një kërcim në të panjohurin vetëm duke bërë një projekt pasi prezanton ndryshimin dhe sjell diçka që nuk ishte atje më parë.

Ekipet e projektit, për këtë arsye, i qasen rrezikut në një mënyrë të ndryshme se ekipet BAU. Menaxherët e projektit kërkojnë të menaxhojnë rrezikun - pozitiv dhe negativ - për të marrë rezultatet më të mira. Kjo mund të përfshijë rrezikun lehtësues për të provuar të kufizoni gjasat që do të ndodhë, por ai përfshin edhe strategji të tjera të administrimit të rrezikut.

Kapitalizimi kundrejt jo kostove të kapitalizimit

Projektet zakonisht mund të kapitalizohen, dhe shpesh BAU nuk mund të jetë pasi që ju mbështeteni në shpenzimet operative për biznesin tuaj në vazhdim si punë e zakonshme. Me fjalë të tjera, trajtimet e kontabilitetit për projekte dhe detyra të tjera janë të ndryshme.

Financimi i projektit shpesh lidhet me sjelljen e një aktivi në shërbim - domethënë kostot mund të kapitalizohen. Në disa raste, në varësi të vendit ku jeni në botë dhe rregulloreve tuaja lokale të kontabilitetit, madje mund të merrni kostot e projektit nën kufirin.

Kostot e BAU konsiderohen si shpenzime operative dhe gjurmohen në llogaritë e fitimit dhe humbjes së kompanisë.

Financimi i projektit dhe financimi i biznesit, në përgjithësi, është një fushë shumë e specializuar, kështu që është gjithmonë më mirë të merrni këshilla nga ekspertët tuaj të financave para se të merrni gjykime për atë që duhet dhe nuk duhet të kapitalizohet në organizatën tuaj. Rregullat e kontabilitetit ndryshojnë sipas vendit, dhe madje edhe nga organizata ku bizneset individuale kanë procese dhe mënyra të veçanta për të bërë gjëra.

Ekipet Ndërfunksionale dhe Funksionale

Më në fund, ka një ndryshim të madh në përbërjen e ekipeve të projektit dhe BAU. Projektet kanë tendencë të përfshijnë ekipe shumë-disiplinore të ekspertëve të bashkuar për të dhënë një rezultat të veçantë.

Ekipet e projektit janë bërë nga njerëz që plotësojnë role të veçanta. Këto nuk janë tituj pune, por pozicione brenda projektit me përgjegjësi të dallueshme. Rolet kryesore në një ekip të projektit janë:

• Sponsor i projektit
• Menaxher i Projektit
• Furnizues i lartë (organizata përgjegjëse për kryerjen e punës, e cila mund të jetë një ekip i brendshëm si TI ose një kontraktues ose shitës i jashtëm)
• Klient (ky mund të jetë një klient i brendshëm siç është një menaxher i departamentit të ndryshëm, ose, në një organizatë shërbimesh klienti, klient për të cilin po jepni projektin)
• Ekspertë të lëndës (njerëzit e futën në ekip qoftë për kohëzgjatjen e projektit, ose një pjesë të tij, të cilët përdorin ekspertizën e tyre për të kontribuar në suksesin e projektit).

Puna BAU, nga ana tjetër, menaxhohet nga ekipe funksionale. Ata janë ekspertë të tyre por të grupuar së bashku si sektor. Zakonisht, ka më pak mbivendosje ndër-funksionale me departamentet e tjera, dhe ato do të kenë synime të përcaktuara dhe një vizion për rolin që departamenti luan në kompani. Një shembull do të ishte një ekip i shërbimit të klientit që punon si pjesë e një ndarje më të madhe të shërbimit ndaj klientit që merret me thirrjet dhe postat elektronike nga klientët në lidhje me produktin tuaj.

Mund të ketë disa mbivendosje pasi njerëz nga ekipet BAU janë thirrur të marrin pjesë në ekipet e projektit.

BAU dhe Konfliktet e Projektit

Puna e projektit dhe puna e BAU mund të ulen bukur pranë njëri-tjetrit, por shpesh mund të ketë tension. Ndodh sepse projektet përpiqen të ndryshojnë status quo-në.

Së dyti, kur u kërkoni njerëzve të bashkohen me ekipin tuaj të projektit, ata mund të vuajnë nga një konflikt i besnikërisë. A është përgjegjësia e parë e tyre për punën e tyre të ditës apo për projektin? Objektivat e qarta dhe një angazhim i fortë për projektin nga menaxhmenti mund të ndihmojnë këtu, si dhe mbajtjen e linjave të komunikimit të hapur, në mënyrë që ata të dinë se cilat janë përparësitë.

Së treti, mbajtja e biznesit është gjithmonë përparësia. Ajo ka një implikim për ekipet e projektit që mund të shohin shkurtimin e fondeve të tyre, burimet kryesore të tërhequra përsëri në rolet e BAU dhe afatet kohore të vonuara sepse mbajtja e operacioneve të përditshme të organizatës po shkon duke u përqëndruar.